تیم های مجازی: دشواری ها و راهکارها

تیم های مجازی، به طور بالقوه به سازما‌ن‌ها توان انعطا‌ف‌پذیری و پاسخگوییِ بیشتری می دهند و به کارشناسانی که در نقاط پراکنده‌ی جغرافیایی قرار گرفته‌اند، اجازه می‌دهند تا به سرعت واحدهای منسجمی را برای کار روی پروژه‌های فوری تشکیل دهند. این مثبت ترین نتیجه‌ی چنین ترکیبی است. با این حال، به چندین دلیل، تیم های مجازی نمی‌توانند همیشه مطابق با بهترین میزان پتانسیل اثربخشی خود عمل کنند.

با توجه به نظرات هاکمن[1] (1990)، تیم های مجازی موثر را آن‌هایی تعریف می کنیم که (1) خروجی تولیدی آن‌ها مطابق با استانداردهای ذینفعان مربوطه باشد؛ (2) فرآیندهای کارشان باعث افزایش دوام تیم شوند و (3) تجربه‌ی در حال انجامشان به رفاه شخصی اعضای گروه کمک کند. همچنین تیپولوژیِ کلاین و مک گرات[2] را دنبال می‌کنیم (1998)، که عملکرد تیم را تابعی از حل مسئله، کیفیت کار، تخصیص میزان کار، تحقق اهداف و نمایش نگرش تیمی می‌داند. در این مقاله، در مورد چرایی تجربه‌های دشوار تیم‌های مجازی در دستیابی به این معیارها برای اثربخشی بحث کرده و راه‌هایی برای رویارویی با تیم های مجازی و مسائل منحصر به فرد آن‌ها ارائه خواهیم کرد.

مسائلی که درباره‌‌ی آن بحث می‌کنیم، در تحقیقاتی مستدل شده است که تیم‌های چهره به چهره و مجازی را مقایسه کرده است و این مسایل در تیم های مجازی برجسته تر است بنابراین راهکارهای ارایه شده نیز برای این دسته از تیم ها نیز برجسته تر می باشد.  مهمترین تفاوت بین تیم‌های مجازی و تیم های چهره به چهره‌ی سنتی این است که پدیده‌هایی که اغلب در تیم‌های چهره به چهره، ضمنی و از پیش‌ فرض شده هستند در تیم‌های مجازی باید به وضوح بیان شوند. این تفاوت اساسی منجر به بروز مسائلی شده که تیم‌های مجازی را به ویژه با مشکل روبرو می‌کند (هاکمن، 2002). هرکدام از آن‌ها می توانند در قالب ماتریس عوامل (زمینه، ساختار، و فرآیند) توصیف شود.

زمینه

زمینه‌ی[3] هر تیم، محیط کلی‌ای است که در آن قرار دارد. اکثر تیم‌های چهره به چهره‌ در یک محیط سازمانی، اجتماعی و فرهنگی واحد جای گرفته‌اند. اما در بیشتر تیم‌های مجازی این موضوع مطرح نیست. زیرا آن‌ها از اعضای پراکنده در مناطق جغرافیایی تشکیل شده‌اند و ممکن است در محیط‌های سازمانی، اجتماعی و فرهنگی متعددی حضور داشته باشند – اگر محدوده‌های زمانی متفاوت را در نظر نگیریم. چنین موضوعی، پتانسیل ایجاد مشکلات در شکل‌گیری روابط موثر میان اعضا و انجام کارهای منطقی تیم را دارد. در این بخش از مقاله فاکتور ارتباطی شامل ایجاد انسجام و اعتماد و نظارت بر عملکرد و فاکتور منطقی شامل برگزاری جلسات موثر، هدف گذاری و استفاده مناسب از تکنولوژی مورد بررسی قرار گرفته اند و راهکارهایی برای مواجهه با دشواریهای مرتبط ارایه شده است.

ساختار

در این قسمت به ساختار تیم‌های مجازی پرداخته شده است تا بهترین روش تسهیل‌گری تیم‌های مجازی را از این منظر دریابیم. در این قسمت فاکتور ارتباطی مشتمل بر حفظ امنیت روانی و کوچک نگه داشتن تیم‌ها و همچنین فاکتور منطقی شامل هدف گذاری، توجه به نیازهای فردی و ایجاد هویت تیمی مورد بررسی قرار گرفته اند و راهکارهایی مرتبط با هر یک پیشنهاد شده است.

فرایند

آخرین فاکتور مورد بررسی در مورد تیم های مجازی، فرآیندهای داخلی تیم در انجام شدن کارهایش است. مسائل مربوط به فرایند بر تمام جنبه های عملکرد تیم تأثیر می گذارد. تعجب آور نیست زیرا فرآیند در واقع چگونگی انجام کار توسط تیم است و زمینه را برای عملکرد و کارکرد آینده تیم فراهم می کند ( ایلگن، هولنبک، جتنسون، جوندت[4]، 2005). در بخش فرایند 4 فاکتور ارتباطی (مدیریت تعارض تیمی و احترام به ارزش های مختلف)، سیاسی (پاسخگویی به نظرات ذینفعان و توانمندسازی تیم مجازی)، منطقی (حل مشکلات، رسیدن به مهلت ها، مذاکره مسایل شخصیتی) و تجربی (مدیریت رسانه های ارتباطی و آشنایی با تکنولوژی) مورد بحث قرار گرفته اند.

جمع بندی

به طور مسلم، تیم های مجازی، چالش های بیشتری برای سازمان ها در مقایسه با تیم های چهره به چهره به همراه دارند. انبوهی از مطالعات دانشگاهی و عملی درباره این موضوع، هم جذابیت های تیم های مجازی را نشان می دهد و هم مشکلات در کارآیی موثر آنها را نشان می دهد.

به نظر می رسد دو مسئله وجود دارد که زمینه ساز چالش های اثربخشی تیم مجازی است. به بیان ساده، می توان بیشتر مشکلات را در قالب موانع ارتباطی یا انگیزشی توصیف کرد. به عنوان مثال، برگزاری جلسات موثر مربوط به ارتباطات است و ایجاد هویت تیمی یک مساله انگیزشی است. علاوه بر این، این موضوعات اصلی عمیقاً در هم تنیده اند، زیرا بیشتر تلاش ها برای تقویت انگیزه شامل ارتباطات است و ارتباطات اغلب ناشی از نگرانی های انگیزشی است. بنابراین، برای تیم های مجازی، حفظ ارتباطات و مسائل انگیزشی در خط مقدم می تواند به عنوان یک نشانگر سریع و آسان برای شناسایی مشکلات احتمالی قبل از بروز آنها باشد.

مترجمان: گلی احمدی فرد، ضحی شریف یزدی، بهرام کبیری

در صورت تمایل به کسب جزییات بیشتر مربوط به هر یک از فاکتورها و راهکارهای مرتبط می توانید مقاله “تیم های مجازی: دشواری ها و راهکارها” را دانلود و مطالعه نمایید. 

دانلود فایل

Source: Sandy Schuman (2010), “The Handbook for Working with Difficult Groups”, Chapter 11: Virtual Teams: Difficult in All Dimensions, Jossey-Bass

[1] Hackman

[2] Kline & McGrath’s

[3] context

[4] Ilgen, Hollenbeck, Johnson, & Jundt, 2005