هم-تسهیلگری

تعریف هم-تسهیلگری

هم-تسهیلگری به مشارکت و همکاری دو یا چند نفر تسهیلگر در طراحی و اجرای فرایند گفته می‌شود. هم-تسهیلگرها مسئول همه چیز شامل طراحی، اجرا و پیگیری‌های بعدی هستند. هم-تسهیلگری به طرق مختلف می‌تواند صورت بگیرد. لازم به ذکر است هم-تسهیلگری فقط شامل تیم تسهیلگران و کمک تسهیلگران است و دیگر افراد تیم اجرایی مانند کارشناسان موضوع (محتوا)، فنی، تدارکات و پشتیبانی که درگیر طراحی فرایند و راهبری آن نیستند را شامل نمی‌شود.

هم-تسهیلگران در اغلب موارد دو نفر هستند اما بسته به تعداد شرکت‌کنندگان، حجم و پیچیدگی کار می‌توانند بیشتر از دو نفر هم باشند. ممکن است تعداد شرکت‌کنندگان زیاد باشد و بخش‌هایی از یک جلسه یا کارگاه به این صورت طراحی شود که شرکت‌کنندگان به گروه‌های کوچک‌تر تقسیم شوند و هر گروه بخش‌هایی از فرایند را با یک تسهیلگر جداگانه و به صورت همزمان طی کند. ممکن است دو تسهیلگر اصلی باشند و یک یا چند نفر کمک تسهیلگر نیز در تیم باشند. در برخی مواقع ثبت‌کننده گرافیکی یا تسهیلگر گرافیکی نیز در تیم است.

کاربرد هم-تسهیلگری

هر جلسه یا رویدادی با حضور تسهیلگر بهتر می‌شود اما اگر هم-تسهیلگری باشد ابعاد بهتر شدن افزایش می‌یابد. با  این حال همیشه شرایط برای استفاده از هم-تسهیلگری به دلایل مختلف ممکن است فراهم نشود و یا لزومی نداشته باشد. با این وجود در موارد زیر پیشنهاد می‌شود از هم-تسهیلگری استفاده شود:

• جلسات حضوری بالای ۱۵-۲۰ نفر،
• جلسات آنلاین (بالای ۷ نفر)،
• جلسات هیبرید،
• جلسات طولانی‌تر از ۳ ساعت،
• خدمات تسهیلگری پروژه‌ای و طولانی مدت،
• موضوعات حساس و پیچیده.

مزایای هم-تسهیلگری

کسب تجربه هم-تسهیلگری در صورتی که هم-تسهیلگر همراهی داشته باشیم و اصول آن را رعایت کنیم مزایایی زیادی برایمان دارد که در اینجا به برخی از آنها اشاره می‌کنیم.

طراحی بهتر

وقتی دو نفر یا تیم تسهیلگر فرصت گفت‌و‌شنود با گروه و یا سفارش دهنده خدمات را داشته باشند، درک بهتر و همه‌جانبه‌تری از شرایط به دست می‌آورند. سؤالات بیشتری با در نظرگیری جوانب مختلف، برگرفته از تجربیات و مهارت‌هایشان می‌پرسند. با کسب درک بهتر و عمیق‌تر از گروه، فرایند بهتری را طراحی و حصول نتیجه دلخواه را افزایش می‌دهند.

در هنگام طراحی و برنامه‌ریزی، دانش، مهارت و تجربه بیش از یک نفر دخیل می‌شود، فرصت نگاه نقادانه و بهره‌گیری از ایده‌های بیشتر و متنوع‌تر فراهم می‌شود که می‌تواند در نهایت روی کیفیت کار و حصول نتیجه بهتر تأثیر داشته باشد.

توجه بیشتر به گروه

فعالیت تسهیلگری به دلیل آنکه تسهیلگر دایماً بایستی به شرکت‌کنندگان  و محیط توجه داشته باشد، انرژی‌بر است، مخصوصا اگر تعداد افراد زیاد باشد، یک تسهیلگر ممکن است نتواند به همه افراد توجه کند. ممکن است برخی صداها شنیده نشود و یا مشارکت همه‌جانبه کمتر شود. در صورتی‌که وجود تسهیلگری دیگر می‌تواند در این زمینه‌ها بسیار مؤثر باشد. تسهیلگرها می‌توانند کارها را بین خودشان تقسیم کنند. توجه بیشتری به هر یک از شرکت‌کنندگان اختصاص می‌یابد. پایش فرایند کار و بازخوردگیری آسان‌تر می‌شود. مواجهه و مدیریت چالش‌ها راحت می‌شود.

مدیریت انرژی

انرژی نقش مهمی در جلسات و کارگاه‌های تعاملی دارد. تسهیلگر برای شکل‌گیری انرژی جمعی بایستی خود شروع کرده و انرژی‌اش را با گروه به اشتراک بگذارد، به همین خاطر لازم است انرژی بالا و مثبتی داشته باشد. هم-تسهیلگری برای تقویت انرژی تسهیلگر و شرکت‌کنندگان مفید است. وجود دو تسهیلگر به معنی حضور دو انرژی برای شرکت‌کنندگان است و جا‌به‌جایی این دو انرژی خود بازتولید کننده انرژی است. از سوی دیگر با جا‌به‌جایی که بین تسهیلگر‌ها در راهبری جلسه یا کارگاه یا رویداد اتفاق می‌افتد، دیگری فرصت استراحت و تجدید انرژی را پیدا می‌کند.

دسترسی به منابع بیشتر

انعطاف‌پذیری جزئی لاینفک از فرایندهای تسهیلگری است. بسیار پیش می‌آید که بر اساس شرایط و یا نیاز گروه بایستی تغییراتی در ساختار و فرایند ایجاد شود و در چنین موقعیتی بهره‌گیری از دو عقل و تجربه کمک‌کننده‌تر است. همچنین جعبه ابزار بزرگ‌تر و متنوع‌تری در مقایسه با زمانی که یک تسهیلگر وجود دارد در اختیار است. ممکن است در لحظه احساس کنید گروه نیاز به انرژی‌زا دارد، تسهیلگر دیگر که در جلوی صحنه نیست می‌تواند سریعا فکر کند و انرژی‌زایی را آماده کند. خیلی وقت‌ها خوب است که در فعالیت‌هایی مانند گروه‌های کوچک تعداد تسهیلگرها بیشتر باشد که امکان حضور و حمایتشان از اعضای گروه‌های کوچک بیشتر شود.

از زاویه مقابل، شرکت‌کنندگان نیز فرصت دیدن الگوها و سبک‌های مختلف تسهیلگری را پیدا می‌کنند. همچنین در دسترس‌پذیر بودن تسهیلگر اثر دارد چون اگر یک تسهیلگر مشغول باشد، آنها می‌توانند به دیگری مراجعه کنند.

مکمل شدن

تسهیلگری مطلوب دارای لایه‌ها و پیچیدگی‌های خاص خود است. از طرفی تسهیلگر مجبور است چندکاره باشد. مهارت‌های مختلفی داشته باشد. طبیعی است که تسهیلگر در همه ابعاد و مهارت‌های تسهیلگری عالی نباشد. حضور تسهیلگر دیگر شاید بتواند مکمل ابعاد و مهارت‌های دیگری باشد و بالعکس که در مجموع منجر به بهبود کیفیت کار شود. مخصوصا در جلسات آنلاین چندوظیفه‌ای بودن شرایط سخت‌تری دارد و حضور تسهیلگر دیگر بسیار کمک‌کننده است.

یادگیری از یکدیگر

یکی از مزایای هم-تسهیلگری فرصتی است که تیم تسهیلگری برای یادگرفتن از همدیگر و با هم یادگرفتن پیدا می‌کند. می‌توان سبک‌های دیگر تسهیلگری را مشاهده کرد. می‌توان روش‌ها و ابزارهای جدید را از همدیگر یاد گرفت. تیم تسهیلگری می‌توانند به یکدیگر بازخورد بدهند. با هم می‌توانند خلق و تست کنند.

مدیریت تعداد زیاد شرکت‌کنندگان

مدیریت تعداد زیاد افراد کار بسیار سختی است و حفظ انرژی مثبت و سازنده را دشوار می‌کند. مخصوصا اگر تعداد شرکت‌کنندگان بیشتر از ۱۵-۲۰ نفر باشد، عملا حضور تسهیلگر یا تسهیلگران دیگر ضروری است تا اطمینان حاصل شود همه اعضای گروه درگیر شده‌اند، مورد توجه قرار گرفته‌اند، خروجی‌ها ثبت شده است، انرژی موجود در فضا هدر نرفته است و رضایت اکثریت کسب شده است.

چالش‌های هم-تسهیلگری

هم-تسهیلگری همان‌گونه که مزایایی دارد می‌تواند برای تسهیلگران و یا گروه همراه با چالش‌هایی باشد که به تجربه‌ای ناخوشایند بیانجامد. فاکتورهایی مانند طول بازه زمانی پاسخگویی، دیدگاه‌های نظری متفاوت، تخصص فنی متفاوت، شخصیت یا سوگیری یا سبک‌ها مختلف در بین هم-تسهیلگران می‌توانند زمینه‌ساز ایجاد موانع باشند.

مسئولیت‌ها و تعهدات نابرابر

مانند هر کار گروهی دیگری، ممکن است یک تسهیلگر بار بیشتری به دوش بگیرد. سطح مسئولیت‌پذیری اعضای تیم تسهیلگری یکسان نباشد. بر اثر پدیده روانشناختی «طفره‌روی اجتماعی» یکی از اعضاء به امید دیگری کار نکند.

انرژی و زمان دو چندان

گرچه در ظاهر به نظر می‌رسد هم-تسهیلگری باعث سریع‌تر پیش رفتن کار و سبک‌تر بودن آن می‌شود اما در عمل برای هماهنگ شدن، توافق کردن برای تصمیمات و برنامه ریزی‌ها، هم-تسهیلگران باید انرژی و زمان زیادی را اختصاص دهند.

در حین اجرا نیز هر تسهیلگر علاوه بر اینکه باید حواسش به شرکت‌کنندگان باشد و برای آنها انرژی بگذارد، در سطحی دیگر بایستی همین کار را نسبت به هم-تسهیلگرش انجام دهد.

پس از اجرا هم باید جلسه بازنگری و بازخورد با دیگر هم-تسهیلگران برگزار شود که خود نیاز به انرژی و زمان دارد.

مداخله در کار یکدیگر

ممکن است تسهیلگران در کار یکدیگر بدون هماهنگی قبلی و یا اجازه وارد شوند. با چنین مداخلاتی در راهبری فرایند و مدیریت زمان تأثیر گذارند. اعتبار و استقلال تسهیلگر دیگر را زیر سؤال ببرند و احساسی منفی در وی یا گروه ایجاد کنند.

مخالفت و عدم توافق

همیشه پتانسیل اختلاف نظر نسبت به موضوعات، ساختارها، روش‌ها، تکنیک‌ها و دیگر مسائل وجود دارد و در هر ۳ مرحله پیش، حین و اجرای فعالیت تسهیلگری می‌تواند به یک چالش تبدیل شود. اگر رسیدن به اقناع و یا توافق سخت باشد انرژی و زمانی زیادی از هم-تسهیلگران می‌گیرد.

تفاوت ارزش‌ها

ممکن است هم-تسهیلگراها پیش از شروع همکاری ارزش، اصول اخلاقی و حرفه‌ای یکدیگر را مرور نکرده باشند و در حین کار با واکنش‌ها و رفتارهایی مواجهه شوند که موردانتظار و پذیرش‌شان نیست.

عدم- هماهنگی

در صورتی که هم-تسهیلگران شناخت کافی نسبت به هم نداشته باشند، نقش و مسئولیت‌ها به خوبی تعریف و تقسیم نشده باشد، شیوه‌های ارتباطی و بازخورددهی را تعریف نکرده باشند، ساختار و توافقات قبلی را تعریف نکرده باشند و یا به آنها پایبند نباشند احتمال اینکه به مشکل برخورد کنند بسیار زیاد می‌شوند.

جور نبودن

برخی مواقع انرژی، سبک‌ها، انتظارات و یا علائق هم-تسهیلگران با یکدیگر متفاوت است. با هم جور نمی‌شوند، پیام‌های غیرکلامی همدیگر را نمی‌گیرند، واکنش درخور و سریع نسبت به هم ندارند. در حالیکه هر کدام از آنها به تنهایی و یا در همکاری با فرد دیگر موفق‌تر هستند.

عدم توازن قدرت

طبیعی است دانش، مهارت‌ها و سابقه کاری اعضای تیم تسهیلگری یکی نباشد. ممکن است یک تسهیلگر از قدرت نفوذ کلام و یا تأثیرگذاری به شیوه‌های مختلف برخوردار باشد. حتی ویژگی‌های فیزیکی و رفتاری یک تسهیلگر ممکن است جاذبه بیشتری داشته باشد. اگر از چنین ویژگی‌های برای در دست گرفتن قدرت، تحمیل نظر و کنترل تسهیلگر استفاده شود، تیم تسهیلگری دچار چالش می‌شود.

اصول هم-تسهیلگری

برخی از نکاتی که بایستی در یک فعالیت هم-تسهیلگری مورد توجه قرار بگیرند عبارتند از:

• پیدا کردن هم-تسهیلگر
• آشنایی با یکدیگر: ویژگی ها، انتظارات، علایق، نگرانی‌ها، توانایی‌ها و ظرفیت‌ها،…
• هماهنگی‌های قبل از اجرا: مرور نتایج دلخواه، طراحی و برنامه‌ریزی فرایند، تعیین روش‌ها، تکنیک‌ها و ابزارها، تقسیم نقش‌ها، تعریف ارتباطات و بازخورددهی به یکدیگر، نحوه مواجهه با چالش‌ها و غیره
• معرفی خود به شرکت‌کنندگان و نقش هر یک از تسهیلگران در شروع جلسه
• اعتماد کردن، صبوری و انعطاف نسبت به یکدیگر در حین اجرا
• حفظ ارتباط، بازخورددهی به یکدیگر، بازنگری برنامه، انعطاف در ساختار و اجرا در حین اجرا
• نمایش الگوی تعامل، ارتباط سازنده و مثبت توسط هم-تسهیلگران در طول اجرا
• در اولویت قرار دادن گروه به جای خود
• برگزاری جلسه بازنگری و بازخورددهی به یکدیگر بعد از اتمام جلسه

سؤالاتی برای آشنایی هم-تسهیلگران با یکدیگر

نمونه سؤالاتی که هم-تسهیلگران برای آشنایی با یکدیگر می‌توانند بپرسند در زیر آورده شده است. می‌توانید جلسه‌ای را برای پاسخگویی به این سؤالات اختصاص دهید. سؤالات ترکیبی است برخی از آنها برای تسهیلگرانی که از قبل همدیگر را می‌شناسند مناسب نیستند.

• چگونه با تسهیلگری آشنا شدید؟
• چه دوره‌هایی را گذرانده‌اید؟
• با چه تسهیلگرانی کار کرده‌اید؟
• در چه حوزه هایی تسهیلگری انجام داده‌اید؟
• چه بخش‌هایی از کار تسهیلگری را دوست دارید و انجام چه بخش‌هایی از آن برایتان سخت تر است؟
• در کدام بخش از فعالیت‌های تسهیلگری قوی‌تر هستید و در کدام بخش‌ها نیاز به تمرین بیشتر و یا حمایت دارید؟
• رعایت چه مسائلی در جلسه یا کارگاه برایتان ضروری و حیاتی است؟
• چه مسائلی نگران یا ناراحت‌تان می‌کند؟
• انتظارتان از هم-تسهیلگری و هم-تسهیلگرتان چیست؟
• چه حساسیت‌ها و ویژگی‌های رفتاری خاصی دارید که دوست دارید هم-تسهیلگرتان از آنها مطلع و نسبت به آنها حساس باشد؟
• دوست دارید نحوه همکاری تان چگونه باشد؟
• تعامل‌تان در جلسه یا کارگاه با یکدیگر چگونه انجام شود؟
• چگونه با یکدیگر در ارتباط باشید و به هم بازخورد دهید؟
• دوست دارید چه اتفاقاتی برای شرکت‌کنندگان بعد از جلسه یا کارگاه‌تان افتاده باشد؟
• از چه چیزهایی لذت می‌برید و با چه چیزهایی حالتان خوب می‌شود؟

معرفی هم-تسهیلگری به سفارش‌دهنده خدمات

هم-تسهیلگری با توجه به مزایایی که دارد باید بیشتر از اینکه به آن نگاه خاص داشته باشیم به عنوان فعالیتی معمول در خدمات تسهیلگری دیده شود. معمولا اولین مانع برای سفارش دهنده خدمات، هزینه آن است. مخصوصا با توجه به بودجه بسته شده و انتظارات بالای سفارش‌دهندگان، عملا فروش مزایای هم-تسهیلگری کار سختی است.

شاید تمرکز بر اهداف و خروجی‌های مورد انتظار جایی باشد که بتواند توجیه‌کننده هم-تسهیلگری شود. همچنین تعداد زیاد افراد، پیچیدگی موضوع، تعداد جلسات مورد نیاز نیز می‌توانند مورد تاکید قرار بگیرند.

تهیه‌کننده: گلی احمدی‌فرد