تکنولوژی فضای باز

تکنولوژی فضای باز (Open Space Technology)، شیوه‌ای برای پاسخگویی به مسائل پیچیدهٔ امروزی است. جایی که می‌توان افراد را دورهم جمع کرد و با استفاده از خرد جمعی و نوآوری، فضایی هدفمند و معنادار برای یافتن پاسخ‌ها فراهم کرد. روشی که به شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهد گفت‌و‌شنودِ عمیق را در بستری خودسازمان‌دهی شده، پویا و خلاق تجربه کنند. در این روش کلیهٔ شرکت‌کنندگان عامل هستند و برخلاف شیوه‌های سنتی برگزاری جلسات و کنفرانس‌ها که عموماً سخنران محور و مبتنی بر ارتباط یک‌طرفه هستند، سطح بالایی از درگیری و مشارکت را در بین حاضرین ایجاد می‌کند.

تکنولوژی فضای باز یک روش تسهیلگری برای گردهمایی‌هایی است که در آن شرکت‌کنندگان محور اصلی گفت‌و‌گو و تولید محتوا هستند. در این فضا، دستورجلسه از قبل تعیین نمی‌شود، بلکه توسط خود شرکت‌کنندگان و در آغاز رویداد خلق می‌شود. در واقع، آنها موضوعاتی را مطرح می‌کنند که برایشان اهمیت دارد. در این بستر، شرکت کنندگان آزاد هستند به بحث‌هایی که مورد علاقه‌شان هست بپیوندند و با دیگر علاقه‌مندان راجع به موضوع انتخابی گفت‌و‌شنود داشته باشند.

در این مطلب نگاهی مختصر به تاریخچه شکل‌گیری این روش، اهمیت و کاربرد آن خواهیم داشت.

تاریخچه تکنولوژی فضای باز

تکنولوژی فضای باز در سال ۱۹۸۵توسط هریسون اوون (Harrison Owen)، یک مشاور سازمانی، توسعه یافت. او در حال برنامه‌ریزی برای یک کنفرانس بود که متوجه شد بخش‌های غیررسمی و استراحت‌ها که شرکت‌کنندگان آزادانه با یکدیگر تعامل داشتند، اغلب از جلسات رسمی و برنامه‌ریزی شده مفیدتر بودند. او به این فکر افتاد که چگونه می‌توان این انرژی و خودانگیختگی را در یک محیط سازمان‌یافته‌تر به کار گرفت. نتیجه این تفکر، تولد تکنولوژی فضای باز بود.

اوون به این باور رسید که بهترین نتایج زمانی حاصل می‌شوند که افراد با شور و اشتیاق واقعی در مورد موضوعاتی که برایشان مهم است، صحبت کنند. او فضایی را ایجاد کرد که به شرکت‌کنندگان اجازه می‌داد تا موضوعات خود را مطرح کرده، دربارهٔ آنها بحث کنند و راه‌حل‌هایی را با کمترین مداخله خارجی بیابند.

اهمیت تکنولوژی فضای باز

امروزه روش‌هایی مانند تکنولوژی فضای باز در فضاهای کاری و اجتماعی اهمیت بسیاری یافته‌اند و جایگزین روش‌های سنتی شده‌اند. مهم‌ترین دلایل آن موارد زیر هستند:

• افزایش مشارکت و تعهد: به افراد اجازه می‌دهد تا در مورد موضوعاتی که واقعاً برایشان اهمیت دارد، صحبت کنند. این رویکرد، سطح مشارکت و تعهد را به شدت افزایش می‌دهد.علاوه بر این فرصتی می‌دهد صداهای نشنیده مطرح شوند و فرصت ابراز برابر به افراد می‌دهد.
• خودسازمان‌دهی: در فضایی که دستورجلسه از قبل تعیین نشده است و فردی برای دیگران تصمیم‌گیری نکرده است، افراد فرصت دارند در لحظه ساختار دهند و این خود تمرینی خوب برای دیدن چگونگی سازمان‌دهی جمعی است که امروزه به شدت مورد توجه در رویکردهای سازمان‌هایی با ساختار افقی و سازمان‌های مشارکتی و مبتنی بر همکاری است.
• خلق نوآوری و راه‌حل‌های خلاقانه: با فراهم آوردن فضایی برای بحث آزاد و تبادل نظر، شیوه فضای باز به ظهور ایده‌های جدید و راه‌حل‌های نوآورانه کمک می‌کند که ممکن است در جلسات سنتی هرگز مطرح نشوند.
• افزایش سرعت و کارایی: به دلیل ماهیت خودسازمان‌دهی آن، جلسات می‌توانند به سرعت برگزار شوند و به نتایج ملموسی دست یابند.
• تقویت روحیه کار تیمی: وقتی افراد با هم برای حل مسائل و دستیابی به اهداف مشترک کار می‌کنند، حس همکاری و اعتماد بین آنها تقویت می‌شود.
• پاسخگویی به پیچیدگی‌ها: در دنیایی که مسائل اغلب پیچیده و چندوجهی هستند، شیوه فضای باز ابزاری کارآمد برای مدیریت این پیچیدگی‌ها و یافتن مسیرهای پیش رو ارائه می‌دهد.
• انعطاف‌پذیری: روش جلسات فضای باز برای طیف وسیعی از موضوعات و گروه‌های بزرگ و کوچک (۵ تا ۲۰۰۰ نفر) قابل استفاده است. همچنین شرکت‌کنندگان می‌توانند با انتخاب خود و آزادانه در فرایند مشارکت داشته و ارزش‌آفرینی کنند.

موارد استفاده

هریسون اوون در کتابش اشاره می‌کند که تکنولوژی فضای باز برای زمان‌هایی مناسب است که گروهی از افراد مختلف باید به روشی خلاقانه و پربازده برای مسائلی پیچیده و تعارض‌آمیز راهکاریابی کنند. به ویژه برای شرایطی به کار می‌آید که هیچ‌کس پاسخ را ندارد و نیاز به مشارکت تعدادی از افراد برای یافتن پاسخ است. بالعکس، در شرایطی که پاسخ مشخص است و یا یک نفر در سطوح بالا معتقد است که پاسخ را می‌داند و یا باید بداند و مسئولیتش با او است، نباید به کار گرفته شود. هریسون ۵ موقعیت که تکنولوژی فضای باز برای آن مناسب است را معرفی می‌کند:

• یک مسئله واقعی وجود داشته باشد.
• مسئله پیچیده باشد.
• تنوع افراد و دیدگاه‌ها وجود دارد.
• اشتیاق و دغدغه نسبت به مسئله موجود است و یا حتی تعارض.
• نیاز به تصمیم‌گیری فوری است.

تکنولوژی فضای باز نیاز به شرکت کنندگانی بهره‌مند از خلاقیت، هم‌افزایی و خودانگیختگی دارد. اگر این ویژگی‌ها بین افراد نباشد، ممکن است آنها از فرایند و یا نتیجه رضایت نداشته باشند.

تکنولوژی فضای باز در حوزه‌های مختلفی می‌تواند کاربرد داشته باشد اعم از:

• برنامه‌ریزی استراتژیک: برای جمع‌آوری دیدگاه‌های مختلف و ایجاد یک مسیر استراتژیک مشترک برای سازمان.
• حل مسائل پیچیده: برای پرداختن به چالش‌های سازمانی یا اجتماعی که راه‌حل‌های مشخصی ندارند و نیاز به مشارکت گسترده دارند.
• توسعه محصول و نوآوری: برای ایده‌پردازی و توسعه محصولات جدید با مشارکت تیم‌های مختلف.
• تغییرات سازمانی: برای مدیریت تغییرات بزرگ و اطمینان از پذیرش و مشارکت کارکنان.
• ساخت اجتماع: برای تقویت حس تعلق و همکاری در گروه‌های اجتماعی یا محلی.
• کنفرانس‌ها و رویدادها: برای برگزاری کنفرانس‌هایی که شرکت‌کنندگان فعالانه در خلق محتوا و مسیر رویداد مشارکت می‌کنند.
• مشورت عمومی و سیاست‌گذاری: دریافت دیدگاه‌ها و ایده‌های عموم برای دخیل کردن آنها در سیاست‌گذاری عمومی.

تکنولوژی فضای باز یک پارادایم قدرتمند و تحول‌آفرین برای برگزاری جلسات و کنفرانس‌ها است. با تاکید بر خودسازماندهی، مشارکت آزاد و  پذیرش جریان طبیعی، این روش به سازمان‌ها و جوامع کمک می‌کند تا از خرد جمعی خود برای حل مسائل پیچیده، ایجاد نوآوری و تقویت ارتباطات انسانی استفاده کنند.

اگر به دنبال راهی برای برگزاری جلساتی پویا، معنا‌دار و نتیجه‌گرا هستید، این شیوه می‌تواند کمک‌رسان شما باشد. خانه تسهیلگران ایران با بهره‌مندی از تسهیلگران حرفه‌ای در برگزاری جلسات و کنفرانس‌های تکنولوژی فضای باز می‌تواند همراه شما در این مسیر باشد. برای گرفتن مشاوره و یا سفارش از طریق ایمیل با ما در ارتباط باشید.

گردآورنده: گلی احمدی‌فرد