تکنیک کارت نویسی کرافورد

تکنیک کارت نویسی کرافورد که در دهه 1920 توسط دکتر کرانفورد[2]، استاد آموزش در دانشگاه کالیفرنیای جنوبی ارائه شد، روشی ساده؛ شامل جمع ­آوری نظرات افراد بر روی کاغذ (امروزه اغلب بر روی یادداشت ­های چسب­دار) است. تحقیقات صورت گرفته در استفاده از این روش نشان داد که این رویکرد می ­تواند به بهبود عملکرد در بین افراد، گروه ­ها و سازمان ­ها کمک کند.

ایده ­ها همان چیزی است که مشاغل را به جلو سوق می ­دهد و مطمئناً ایده­ های خوب زیادی وجود دارند که در درون سازمان/گروه شما پنهان شده­ اند. افرادی که در سازمان/گروه مشغول به کار هستند، مطمئناً ایده­ هایی برای پیشرفت­­ کسب و کار دارند. این ایده ها ممکن است مربوط به محصولات و خدمات جدید یا ممکن است مربوط به صرفه جویی در هزینه و بهبود کارایی باشد. مهم نیست که افراد چه ایده ­هایی دارند، این وظیفه تسهیلگر است که اطمینان حاصل کند که آنها می­ توانند این ایده­ ها را در یک محیط باز، پشتیبان و تشویق کننده، ارائه دهند.

برای اینکه به افراد امکان ابراز را بدهید، می توانید از تکنیک کارت نویسی کرافورد[1] استفاده کنید. این سیستمی است که به شما امکان دستیابی به ایده ­ها از گروه­های بزرگ را می ­دهد، همچنین به شما این فرصت را می ­دهد که بتوانید جلسات خود را منسجم ­تر و دریافت نظرات بیشتر را اداره کنید. در جلسات معمولاً فقط صدای تعداد معدودی از افراد را که قدرت بیان مناسب دارند را می ­شنوید درحالی­که با استفاده از این روش می ­توانید صدای بیشتری از افراد حاضر در جلسه را داشته باشید حتی افرادی که غالباً در جلسات ساکت هستند از این طریق آنها را دعوت به مشارکت و سهیم شدن در مسئله می ­کنید. 

تکنیک کارت نویسی کرافورد یک نوع ساده و در عین حال مؤثر از طوفان مغزی نوشتاری است که نظر همه اعضای تیم را با وزن برابر، هرچند هم که آرام باشند به مشارکت دعوت می ­کند. در واقع، احتمالاً با این روش با ایده­ های جدید و راه ­حل های زیادی مواجه خواهید شد.

کاربرد

• جمع آوری اطلاعات، داده ها و پیشنهادات در گروه
• تحلیل و ترکیب ایده ها
• گزارش دهی نتایج
• گرفتن اطلاعات از گروه متشکل از افراد زیاد
• وقتی محدودیت زمانی برای بحث روی موضوع دارید یا وقتی صرفا قصد جمع آوری افکار را دارید
• برای درگیر کردن و جلب مشارکت افراد در موضوع
• دادن شانس مساوی به همع اعضای گروه برای شنیده شدن

چگونه جلسه را آغاز کنیم

با آماده سازی مباحث خود، آماده خواهید بود که جلسه ای را برای روند کارت نویسی برنامه ریزی کنید. به تعداد زیادی برگه کاغذ برای همه شرکت­ کنندگان، به همراه لوازم نوشتاری، نیاز دارید. می ­توانید انتخاب کنید که به هر یک از شرکت­ کنندگان تعداد مشخصی از کاغذها – با دستورالعمل برای نوشتن فقط یک ایده در هر کارت – را بدهید یا می ­توانید به ­سادگی چند بسته کارت در اختیار همه افراد قراردهید تا هر تعدادی را  به دلخواه استفاده کنند.

در شروع جلسه، نیاز دارید که به طور مفصل مشکلات یا مباحثی که قرار است برطرف شود را بیان کنید. بسته به پیچیدگی موضوع برای اطمینان از شناخت دقیق مسئله توسط همه، توضیح دقیقی از موضوع را ارایه کنید. یا اگر موضوع ساده است، می ­توانید سؤال را روی یک تابلو جلوی اتاق بنویسید و بگذارید آنها شروع به کار کنند.

برای حفظ تمرکز بر روی کار، می توانید از همان ابتدا محدودیت زمانی را تعیین کنید. ب ه­عنوان مثال، اگر می­خواهید به سه سؤال خاص بپردازید، می ­توانید 10 دقیقه برای سؤال اول، 10 دقیقه برای سؤال دوم و 10 برای آخرین سؤال بگذارید. به ­طور طبیعی، میزان زمانی ­که برای هر سوال اختصاص می ­دهید بستگی به پیچیدگی موضوع و تعداد ایده های مورد نظر شما دارد.

وقتی جلسه به پایان رسید، می توانید تمام کاغذها را جمع­ آوری کنید و از همه به ­خاطر زمان و مشارکت در فعالیت تشکر کنید. در مرحله بعد، جمع­ آوری تمام این داده­ ها با استفاده از یک پنل، تخته وایت برد و یا کاغذ فلیپ چارت، ضروری خواهد بود. شما می­ توانید تمام پاسخ­ ها را در صفحه گسترده­ای که می­ توان آنها را سازماندهی، ادغام و بررسی کرد، وارد کنید. شما مایل هستید که یک جلسه پیگیری داشته باشید تا بتوانید نتایج روند نوشتن کارت ها را ارائه داده و از شرکت کنندگان بخواهید نظر دهند.

مراحل انجام تکنیک کارت نویسی به ترتیب

1. ملزومات را آماده کنید.

مجموعه­ ای از کاغذهای برش خورده که می ­تواند رنگی باشد را برای همه افراد گروه آماده کنید. بسته به تعداد ایده­ های زیادی که می­خواهید ، 5 تا 50 تکه کاغذ رنگی برش خورده در اختیار شرکت­ کنندگان قراردهید یا از یادداشت­های Post-It استفاده کنید.

2. موضوع ایده­ پردازی را اعلام کنید.

در ابتدای جلسه موضوع را روشن کنید و یا یک یا چند سوال چالشی مطرح کنید و یا کلمات کلیدی مربوط به موضوع را در روی تخته وایت­برد یا کاغذ فلیپ چارت بنویسید. به شرکت­ کنندگان زمان مشخصی را برای نوشتن برروی کارت­ها بدهید.

3. ایده ها و نظرات را از شرکت کنندگان دریافت کنید.

از گروه ایده­های مربوط به یک موضوع را بخواهید. متناسب با موضوع از آنها بخواهید یک یا چند نظر و ایده را بر روی کاغذهای داده شده، بنویسند. (بر روی هر کارت رنگی یک موضوع را یادداشت کنند.)  این نظرات و ایده­ ها می­تواند طیف وسیعی را به خود اختصاص دهند و این مسئله اشتیاق بیشتری را برای افراد ایجاد می­ کند.

4. جواب ها را جمع کنید

بعد از اتمام زمان از شرکت­ کنندگان بخواهید کارت ها را برای جمع­ آوری نظرات به شما بدهند. می توانید هم به ترتیب و هم به ­صورت غیر خطی پاسخ ها را جم ع­آوری کرده و دسته بندی کنید. ب ه­عنوان مثال: آنها را در دسته­های مشابه دسته­ بندی کنید و از این موارد برای ایجاد افکار بیشتر استفاده کنید.

­بیایید  نمونه ای از چگونگی استفاده از آن در کاربردهای عملی مثل یک سازمان را مرور کنیم.  با بررسی این مثال، می توانید درک روشنی از چگونگی استفاده از این تکنیک را داشته باشید.

برای شروع، می­خواهید در مورد برخی از مشکلات یا مباحثی که مایلید در طول جلسه درمورد آن صحبت شود، فکر کنید. قبل از جلسه به این موضوع بیاندیشید تا برای جلسه آماده باشید. مباحثی که شما برای شرکت­ کنندگان ارائه می ­دهید، بسته به موضوعاتی که در حال حاضر در سازمان با آن روبرو هستند، می­تواند به همان اندازه خاص یا به­ طور کلی ضروری باشد. چند نمونه از موضوعات به شرح زیر است:

• برای گسترش خط فعلی خود، چه نوع محصولات جدیدی را می­توانیم به بازار عرضه کنیم؟
• آیا خدماتی وجود دارد که اغلب توسط مشتریانی که قبلاً داشتیم درخواست می­شود؟
• چگونه می­توان راندمان خط مونتاژ محصولات خودمان را بهبود بخشیم؟

این لیست سوالات مشخصاً می­تواند ادامه یابد. این وظیفه شما خواهد بود که قبل از فراخوان جلسه، در مورد موضوعاتی که باید به آنها توجه کنید، فکر کنید و از بین آنها بسته به اولویت سازمان انتخاب­ هایی را داشته باشید. هر چقدر سوالات مشخص تر باشند در جلسه تمرکز بیشتری خواهید داشت.

روش کارت نویسی ابزاری عالی برای اضافه کردن به مجموعه فرآیندهای خلاقانه است. برای پیشرفت، همه سازمان­ها/گروه ها به خلاقیت احتیاج دارند و این یکی از راه­های ارزشمند برای ارتقاء خلاقیت است. حاصل این جلسات حصول نتیجه در یک زمان مطلوب است.

[1] Crawford’s Slip Writing Method

[2] CC Crawford