جلسات آنلاین

تعریف جلسه آنلاین

برگزاری جلسات و سخنرانی‌های زنده با استفاده از اینترنت را جلسه آنلاین می‌گویند. 

انواع جلسات آنلاین

• تلکنفرانس- تماس شرکت‌کنندگان مختلف به یک کنفرانس مشترک از طریق ورود یک کد برای شرکت در جلسه است. تلکنفرانس، جلسه صوتی بین شرکت‌کنندگانی از مکان‌های مختلف جغرافیایی است و برای جلسات گروهی کوچک، گروه‌های بزرگ از نقاط مختلف و تماس‌های بین‌المللی مناسب است. پولی کام، سیسکو دات کام، تله سوت نمونه‌هایی از آن هستند.

 مزایا:

• تماس می‌تواند ضبط و ذخیره شود؛
• سفر کردن حذف می‌شود و افراد می‌توانند از نقاط مختلف دنیا در آن شرکت کنند.

معایب:

• چون ارتباط دیداری وجود ندارد، امکان خواندن پیام‌های غیرکلامی وجود ندارد؛
• به شرکت‌کنندگان اجازه استفاده از ارایه تصویری را نمی‌دهد.

• ویدیو کنفرانس- از هر دو قابلیت صوتی و تصویری بهره می‌برد. این تکنولوژی به کاربران اجازه می‌دهد از نقاط مختلف دنیا از آن استفاده کنند بدون اینکه نیاز باشد در یک مکان ثابت باشند. از گوشی‌های همراه هم می‌توان برای شرکت در ویدیو کنفرانس‌ها بهره برد. اسکایپ، پلاس گوگل، لایف سایز نمونه‌هایی از آن هستند.

 مزایا:

• می‌توانید میزبان جلسه و دیگر شرکت کنندگان را ببینید؛
• نیاز به سفر برای شرکت در جلسه نیست.

معایب:

• پهنای باند نقش مهمی در کیفیت استفاده از ویدیو کنفرانس دارد؛
• ممکن است مشکلات فنی به وجود آید که اتصال ارتباط و یا بهره‌مندی شرکت‌کنندگان را دچار مشکل کند.

• وب کنفرانس- خدمات آنلاینی است که از طریق آن می‌توانید جلسات، سخنرانی‌ها و کنفرانس‌ها را برگزار کنید. از طریق دسکتاپ، گوشی‌های هوشمند و تبلت می‌توان از آنها استفاده کرد. به افراد اجازه می‌دهد به صورت آنلاین با یکدیگر همکاری کنند، اسناد را به اشتراک بگذارند و صفحات نمایش خود را با دیگران شریک شوند. یکی از مزایای آن استفاده از طریق دسکتاپ و برنامه‌های نرم‌افزاری آنها است. وب کنفرانس امکان به‌کارگیری اسلاید، ویدیو و دیگر موارد تصویری را برای داشتن جلسه‌ای کارآتر فراهم می‌کند. فرصتی برای همکاری فارغ از اینکه اعضاء در کجای کره زمین هستند ایجاد می‌کند. اغلب افراد وب‌کنفرانس را به اشتباه وبینار می‌خوانند. در حالی‌که وبینار ترکیبی از دو کلمه وب و سمینار است و یک نوع از وب کنفرانس محسوب می‌شود. در واقع نوعی از وب کنفرانس است با تمرکز بر آموزش. وب کنفرانس ارتباطی دو طرفه است برای تبادل ایده‌ها و به اشتراک گذاشتن آنها بین افراد و در جلسات روزمره به کار گرفته می‌شود. در حالی‌که وبینار معمولا یک طرفه است و فرایند ثبت نام برای شرکت را نیز به همراه دارد. گوتو میتینگ، زوم، وبکس، مایکروسافت تیمز و ادوبی کانکت نمونه‌هایی از وب کنفرانس هستند

 مزایا:

• به شرکت‌کنندگان اجازه به اشتراک گذاشتن انواع فایل‌ها را می‌دهد؛
• اجازه همکاری و در نتیجه ارتقای کارآیی جلسات کاری را می‌دهد.

معایب:

• مسایل تکنیکی ممکن است در پاسخگویی تأخیر ایجاد کند؛
• براساس سرعت اینترنت کاربر و دیگر شرکت‌کنندگان، امکان مشاهده و دسترسی به فایل‌های مشترک ممکن است کمتر شود.

مزایای جلسات آنلاین

• هزینه کمتر
• پرهیز از سفر
• دوست‌دار محیط زیست
• ضبط و ثبت آسان
• دسترسی جهانی
• قابلیت استفاده در ۷ روز هفته و ۲۴ ساعته
• حذف پذیرایی و خدمات مهمان‌داری
• مدیریت زمان بهتر
• امکان دسترسی به محتوای ضبط شده در جلسه

نکاتی برای بهره‌مندی مطلوب از جلسات آنلاین

• آیا واقعا به جلسه آنلاین نیاز دارید و یا اینکه می‌توانید از طریق ایمیل، تلفن یا روش دیگری کار را انجام دهید؟ برای برپایی جلسه هدف داشته باشید؛
• افراد مرتبط با جلسه را دعوت کنید مخصوصا در جلسات حل مساله یا تصمیم‌گیری اگر لینک شرکت در جلسه را برای شرکت‌کنندگان ارسال می‌کنید به آنها یادآوری کنید که آن را در اختیار فرد دیگری قرار ندهند مگر اینکه قبلا با برگزار کننده هماهنگ شود. ممکن است جلسه عمومی باشد با این وجود فرایند ثبت نام داشته باشید تا پیشاپیش از تعداد افراد شرکت کننده آگاه شوید و برنامه‌ریزی بهتر و دقیق‌تری انجام دهید؛
• از افراد درباره زمان برگزاری نظرسنجی کنید مخصوصا در جلساتی که حضور برخی از شرکت‌کنندگان ضروری است؛
• دعوت رسمی را پس از مشخص شدن تاریخ و ساعت برگزاری برای شرکت کنندگان ارسال کنید. می‌توانید برنامه را به تقویم‌های آنلاین مانند تقویم گوگل اضافه کنید که افراد برنامه‌شان را با توجه به ساعت محلی بدانند. حتی می‌توانید پاسخ آنها برای امکان شرکت در جلسه را از قبل دریافت کنید؛
• اهداف و دستور جلسه را مشخص کنید و چند روز قبل یا ترجیحاً یک هفته قبل از برگزاری جلسه، آن را برای کلیه شرکت کنندگان ارسال کنید. اگر قرار است اسناد یا فایل‌هایی در جلسه بررسی شوند از قبل آن را در اختیار شرکت کنندگان قرار دهید. حتما طول مدت جلسه را اعلام کنید که افراد بتوانند بقیه فعالیت‌های روزانه‌شان را تنظیم کنند؛
• برنامه نرم‌افزاری که قرار است استفاده شود را به دیگران اطلاع دهید تا اگر لازم است برنامه مورد نظر را نصب کنند. همچنین امکان دسترسی شرکت کنندگان را بسنجید؛
• همه چیز را پیش از جلسه چک کنید تا اطمینان یابید روال جلسه به آرامی پیش خواهد رفت. قبل از جلسه تمرین داشته باشید؛
• نام کاربری و عکس مناسبی برای جلسات کاری داشته باشید؛
• از تسهیلگر برای راهبری جلسه استفاده کنید. همچنین خوب است که یک کارشناس فنی آشنا با پلتفرم نرم‌افزار در جلسه همراهی‌تان کند تا اگر مشکلی پیش آمد مسئولیت رفع آن را به عهده بگیرد و شما به عنوان تسهیلگر صرفا بر شرکت‌کنندگان تمرکز داشته باشید؛
• سرموقع در جلسه حضور داشته باشید. چه به عنوان میزبان باشید و چه به عنوان شرکت کننده. بهتر این است که دقایقی پیش از شروع جلسه، وارد فضای مجازی بشوید؛
• در صورت عدم امکان شرکت در جلسه حتما اطلاع رسانی کنید. اگر میزبان هستید و مشکلی پیش آمده که مانع حضورتان می‌شود بنا به صلاحدید و حساسیت موضوع و شرکت‌کنندگان می توانید یک نفر جایگزین خود داشته باشید و اگر امکان چنین کاری وجود ندارد در اسرع وقت به شرکت‌کنندگان اطلاع دهید و برنامه جایگزین را اعلام کنید. اگر شرکت‌کننده هستید عدم حضورتان را اطلاع دهید و یا اگر امکان دارد فردی را جایگزین کنید. در غیر این صورت معمولا محتوای جلسه ضبط می شود که می‌توانید بعدا از آن استفاده کنید. اگر هم تأخیر خواهید داشت بهتر است اطلاع دهید که در ابتدای جلسه منتظرتان نباشند. اگر با تأخیر وارد جلسه می شوید به جای آنکه وسط صحبت ها بپرید بهتر است در بخش چت سلام کرده و ورودتان را اعلام کنید تا فرایند جلسه دچار اختلال نشود؛
• منتظر کلیه افراد بمانید. ورود تک تک افراد را تأیید کنید و خوش آمد بگویید. معمولا جلسات مجازی سر موقع شروع می‌شوند. اگر مطمئن هستید که تعداد قابل قبولی از افراد حاضر هستند، در شروع جلسه تأخیر نداشته باشید؛
• با وجود اینکه می‌توانید از هر مکانی در جلسه آنلاین حاضر شوید بهتر است محلی آرام را انتخاب کنید که سرو صدا و عوامل حواس پرتی موجب از دست دادن تمرکز و آرامشتان نشود؛
• در ابتدای جلسه و ورود افراد با آنها سلام و احوالپرسی کنید تا از این طریق عملکرد سیستم صوتی و برقراری ارتباط آنها را چک کرده باشید؛
• اگر در جلسه تصویری شرکت می‌کنید لازم است که ظاهر و پوشش مناسبی داشته باشید. گرچه این مساله به اندازه جلسات حضوری اهمیت ندارد اما خوب است که جنبه حرفه‌ای و رسمی کار را در نظر بگیرد؛

• اگر صفحه دسکتاپ را با دیگران به اشتراک گذاشته‌اید اطمینان پیدا کنید که صفحه ایمیل و یا سایر پیام‌رسان‌های فوری را بسته‌اید. فکر نمی‌کنم دوست داشته باشید دیگران در وسط جلسه شاهد پیام‌های همسرتان و دیگران به شما باشند. ضمن اینکه تمرکز خودتان و دیگران را از بین می برد؛
• اگر افرادی در جلسه شرکت کرده‌اند که آنها را نمی‌شناسید و آنها نیز یکدیگر را نمی‌شناسند، یا خودتان آنها را معرفی کنید و یا از شرکت کنندگان بخواهید خودشان را معرفی کنند. معرفی بایستی مختصر و محدود به یک‌‌سری اطلاعات ضروری باشد. سعی کنید نام افراد را به خاطر بسپارید و در طی جلسه از آنها نام ببرید. البته یک مزیت جلسات آنلاین این است که کلیه پلتفرم‌ها نام افراد را نشان می‌دهند؛
• در حین جلسه ممکن است بارها به بحث‌های حاشیه‌ای کشیده شوید، سعی کنید بحث را به موضوع اصلی بازگردانید و مدیریت زمان را مورد توجه قرار دهید؛
• مشخص صحبت کنید و در میکروفون صحبت کنید. فریاد نزنید؛
• وسط حرف دیگران نپرید. اجاز دهید صحبت‌های فرد گوینده به پایان برسد و سپس صحبت کنید؛
• اگر مخاطب سوالی کل جمع است، برای چند ثانیه صبر کنید و اگر فردی شروع به صحبت نکرد، شما شروع کنید؛
• اگر صحبت شما طولانی است حتما بیان کنید تا بررسی شود که آیا در بازه زمانی موجود امکان مطرح شدن آن وجود دارد یا خیر. در جلسات آنلاین سعی کنید موجز صحبت کنید تا فرصت صحبت برای دیگران نیز فراهم باشد به علاوه اینکه جلسه خسته کننده نشود؛
• در زمان عدم صحبت میکروفون خود را در حالت سکوت قرار دهید؛
• به صحبت‌های دیگران به خوبی گوش کنید. اگر ارتباط تصویری است سعی کنید به دوربین نگاه کنید؛
• استفاده از شوخ طبعی برای جلساتی که اعضای آن با یکدیگر آشناتر هستند راحت‌تر است اما برای جلسات رسمی‌تر و جلساتی که افراد یکدیگر را نمی شناسند، احتیاط را در نظر داشته باشید؛
• شرکت کنندگان را بشناسید و محتوا و فرایند جلسه را بر اساس آنچه نیاز دارند و مرتبط با آنها است تنظیم کنید؛
• سکوت را رعایت کنید (مکالمه حاشیه‌ای، زنگ تلفن، صدای کاغذ و صندلی)؛
• از رنگ‌های روشن و تصاویر شلوغ در ارایه‌تان بپرهیزید؛
• نسبت به حرکات عصبی خود آگاه باشید. بعضی افراد با خودکار بازی می‌کنند، بعضی‌ها آدامس را سرسختانه می‌جوند؛
• تا حد امکان از خوردن در طی صحبت در جلسه بپرهیزید. در صورت نیاز به نوشیدن جرعه‌ای آب و یا خوراکی، می‌توانید در زمانی که نوبت صحبت فرد دیگری است، این کار را انجام دهید؛
• زمانی را برای پاسخگویی به سوالات در نظر بگیرید؛
• اگر مساله‌ای شخصی بین شما و فرد دیگری به وجود آمد، گفت‌وگو درباره آن را به بعد از جلسه موکول کنید؛
• اگر یکی از اعضای تیم در طی جلسه اشتباهی انجام داد، خطابه گویی و موعظه کردن را به جلسه‌ای خصوصی با آن فرد موکول کنید؛
• به هیچ وجه تسلط خود بر امور و احساستان را از دست ندهید؛
• برای جلسات طولانی زمان استراحت در نظر بگیرید. به این ترتیب فرصت خوردن، نوشیدن، چک کردن گوشی و یا دستشویی رفتن وجود دارد؛
• وقتی جلسه تصویری است و صحبت می‌کنید، به دوربین نگاه کنید. حرکت و جنب و جوشتان را در طی جلسه محدود کنید؛
• برنامه پشتیبان در مواجهه با چاش‌ها داشته باشید؛
• جلسه را سرساعت تمام کنید. حواستان به ساعت باشد؛
• به افراد فرصت ترک کردن جلسه را بدهید. اگر کلیه موضوعات در طی جلسه بررسی نشدند از شرکت کنندگان بپرسید که آیا امکان حضور بیشتر دارند و یا خیر. ترجیحا ادامه کار را به جلسه‌ای دیگر موکول کنید؛
• در پایان جلسه به عنوان میزبان و یا شرکت کننده تشکر کنید؛
• در برخی مواقع شرکت‌کنندگان از فرهنگ‌های مختلف و یا زبان‌های متفاوت در جلسه حضور دارند. نسبت به تفاوت‌ها هوشیار باشید؛
• بعد از جلسه خروجی‌های جلسه و یا فایل صوتی و تصویری ضبط شده از جلسه را با شرکت‌کنندگان به اشتراک بگذارید. خروجی‌ها و مستندات جلسه متعلق به حاضرین در جلسه است، آنها را در اختیار دیگر افراد قرار ندهید.

در صورتیکه تمایل دارید با تسهیلگری آنلاین و اصول آن آشنا بشوید می توانید محتوای ارایه شده با عنوان تسهیلگری آنلاین را مطالعه کنید. 

در صورتیکه تمایل دارید در رابطه با وب کنفرانس و نرم افزارهای موجود اطلاعات کسب نمایید می توانید محتوای ارایه شده با عنوان وب کنفرانس را مطالعه کنید. 

همچنین می توانید با کلیک بر لینک زیر، فایل پی دی اف تجمیعی در ارتباط با برگزاری جلسات آنلاین، تسهیلگری آنلاین و معرفی نرم افزارهای وب کنفرانس را دانلود کنید. 

دانلود فایل

گردآورنده: گلی احمدی فرد