جلسات مجازی

تعریف جلسات مجازی

برگزاری جلسات و سخنرانی های زنده با استفاده از اینترنت را جلسه مجازی می گویند. در این مطلب با مزایا و اصول جلسات مجازی می شویم.

انواع جلسات مجازی

1. تلکنفرانس- تماس شرکت کنندگان مختلف به یک کنفرانس مشترک از طریق ورود یک کد برای شرکت در جلسه می باشد. تلکنفرانس جلسه صوتی بین شرکت کنندگانی از مکان های مختلف جغرافیایی می باشد. مناسب برای جلسات گروهی کوچک، گروه های بزرگ از نقاط مختلف و تماس های بین المللی می باشد. پولی کام، سیسکو دات کام، تله سوت نمونه هایی از آن هستند.

مزایا:

• تماس می تواند ضبط و ذخیره بشود؛
• سفر کردن حذف می شود و افراد می توانند از نقاط مختلف دنیا در آن شرکت کنند.

معایب:

• چون ارتباط دیداری وجود ندارد، امکان خواندن پیام های غیرکلامی وجود ندارد؛
• به شرکت کنندگان اجازه استفاده از ارایه تصویری را نمی دهد.

2. ویدیو کنفرانس- از هر دو قابلیت صوتی و تصویری بهره می برد. این تکنولوژی به کاربران اجازه می دهد از نقاط مختلف بدون اینکه نیاز باشد در یک مکان ثابت باشند، استفاده نمایند. از گوشی های همراه هم می توان برای شرکت در ویدیو کنفرانس ها بهره برد. اسکایپ، پلاس گوگل، لایف سایز نمونه هایی از آن هستند.

مزایا:

• می توانید میزبان جلسه و دیگر شرکت کنندگان را ببینید؛
• نیاز به سفر برای شرکت در جلسه نیست.

معایب:

• پهنای باند نقش مهمی در کیفیت استفاده از ویدیو کنفرانس دارد؛
• مشکلات فنی ممکن است به وجود آیند که اتصال ارتباط و یا بهره مندی شرکت کنندگان را دچار مشکل کند.

3. وب کنفرانس- خدمات آنلاینی است که از طریق آن می توانید جلسات، سخنرانی ها و کنفرانس ها را برگزار کنید. از طریق دسکتاپ، گوش های هوشمند و تبلت می توان از آنها استفاده کرد. به افراد اجازه می دهد به صورت آنلاین با یکدیگر همکاری بکنند، اسناد را به اشتراک بگذارند و صفحات نمایش خود را با دیگران شریک شوند. یکی از مزایای آن استفاده از روی دسکتاپ و برنامه های نرم افزاری آنها است. وب کنفرانس امکان به کارگیری اسلاید، ویدیو و دیگر موارد تصویری را برای داشتن جلسه ای کاراتر فراهم می کند. فرصتی برای همکاری فارغ از اینکه اعضا در کجای کره زمین هستند ایجاد می کند. اغلب افراد وب کنفرانس را به اشتباه وبینار می خوانند. در حالیکه وبینار ترکیبی از دو کلمه وب و سمینار است و یک نوع از وب کنفرانس محسوب می شود. در واقع نوعی از وب کنفرانس است با تمرکز بر آموزش. وب کنفرانس ارتباطی دو طرفه است برای تبادل ایده ها و به اشتراک گذاشتن آنها بین افراد و در جلسات روتین به کار گرفته می شود در حالیکه وبینار معمولا یک طرفه است و فرایند ثبت نام برای شرکت را نیز به همراه دارد. گوتو میتینگ، زوم، وبکس نمونه هایی از وب کنفرانس هستند.

مزایا:

• به شرکت کنندگان اجازه به اشتراک گذاشتن انواع فایل ها را می دهد؛
• اجازه همکاری و در نتیجه ارتقای کارایی جلسات کاری را می دهد.

معایب:

• مسایل تکنیکی ممکن است در پاسخگویی تاخیر ایجاد کند؛
• بر اساس سرعت اینترنت کاربر و دیگر شرکت کنندگان، امکان مشاهده و دسترسی به فایل های مشترک ممکن است کمتر بشود.

مزایای جلسات مجازی

• هزینه کمتر
• پرهیز از سفر
• دوستدار محیط زیست
• ضبط و ثبت آسان
• دسترسی جهانی
• قابلیت استفاده در 7 روز هفته و 24 ساعته
• حذف پذیرایی و خدمات مهمانداری
• مدیریت زمان بهتر
• امکان دسترسی به محتوای ضبط شده در جلسه

نکاتی برای بهره مندی مطلوب از جلسات مجازی

• آیا واقعا به جلسه مجازی نیاز دارید و یا اینکه می توانید از طریق ایمیل، تلفن یا روش دیگری کار را انجام بدهید؟ برای برپایی جلسه هدف داشته باشید؛
• افراد مرتبط با جلسه را دعوت کنید مخصوصا در جلسات حل مساله یا تصمیم گیری. اگر لینک شرکت در جلسه را می فرستید یادآوری کنید که در اختیار فرد دیگری قرار ندهند مگر اینکه قبلا با برگزار کننده هماهنگ بشود. ممکن است جلسه عمومی باشد با این وجود فرایند ثبت نام داشته باشید تا از تعداد افراد شرکت کننده پیشاپیش آگاه بشوید و برنامه ریزی بهتر و دقیق تری اعمال کنید؛
• از افراد درباره زمان برگزاری نظرسنجی کنید مخصوصا در جلساتی که حضور برخی از شرکت کنندگان ضروری است؛
• دعوت رسمی را پس از مشخص شدن تاریخ و ساعت برگزاری برای شرکت کنندگان ارسال کنید. می توانید برنامه را به تقویم گوگل اضافه کنید که افراد برنامه شان را با توجه به ساعت محلی بدانند. حتی می توانید پاسخ آنها برای امکان شرکت در جلسه را از قبل دریافت کنید؛
• اهداف و دستور جلسه را مشخص کنید و چند روز قبل یا ترجیحا یک هفته قبل از برگزاری جلسه برای کلیه شرکت کنندگان ارسال نمایید. اگر قرار است اسناد یا فایل هایی در طی جلسه بررسی شوند از قبل در اختیار شرکت کنندگان قرار دهید. حتما طول مدت جلسه را اعلام کنید که افراد بتوانند بقیه فعالیت های روزانه شان را تنظیم کنند؛
• برنامه نرم افزاری که قرار است استفاده شود را به دیگران اطلاع دهید تا اگر لازم است برنامه مورد نظر را نصب کنند. همچنین امکان دسترسی شرکت کنندگان را بسنجید؛
• همه چیز را پیش از جلسه چک کنید تا اطمینان یابید روال جلسه به آرامی پیش خواهد رفت. قبل از جلسه تمرین داشته باشید؛
• نام کاربری و عکس مناسبی برای جلسات مجازی کاری داشته باشید؛
• از تسهیلگر برای راهبری جلسه استفاده کنید. همچنین خوب است که یک کارشناس فنی آشنا با پلتفرم نرم افزار در جلسه همراهی تان کند تا اگر مشکلی پیش آمد مسئولیت رفع آن را به عهده بگیرد و شما به عنوان تسهیلگر صرفا بر شرکت کنندگان تمرکز داشته باشید؛
• سرموقع در جلسه حضور داشته باشید. چه به عنوان میزبان باشید و چه به عنوان شرکت کننده. بهتر این است که دقایقی پیش از شروع جلسه، وارد فضای مجازی بشوید؛
• در صورت عدم امکان شرکت در جلسه حتما اطلاع رسانی کنید. اگر میزبان هستید و مشکلی پیش آمده که مانع حضورتان می شود بنا به صلاحدید و حساسیت موضوع و شرکت کنندگان می توانید یک نفر جایگزین خود داشته باشید و اگر امکان چنین کاری وجود ندارد در اسرع وقت به شرکت کنندگان اطلاع رسانی کنید و برنامه جایگزین را اعلام نمایید. اگر شرکت کننده هستید عدم حضورتان را اطلاع دهید و یا اگر امکان دارد فردی را جایگزین کنید. در غیر این صورت معمولا محتوای جلسه ضبط می شود که می توانید بعدا از آن استفاده کنید. اگر هم تاخیر خواهید داشت بهتر است اطلاع دهید که در ابتدای جلسه منتظرتان نباشند. اگر با تاخیر وارد جلسه می شوید به جای آنکه وسط صحبت ها بپرید بهتر است در اتاق گفتگو سلام کرده و ورودتان را اعلام کنید تا فرایند جلسه دچار اختلال نشود؛
• منتظر کلیه افراد بمانید. ورود تک تک افراد را تایید کنید و خوش آمد بگویید. معمولا جلسات مجازی سرموقع شروع می شوند. اگر مطمئن هستید که تعداد قابل قبولی از افراد حاضر هستند، تاخیر در شروع جلسه نداشته باشید؛
• با وجود اینکه می توانید از هر مکانی در جلسه مجازی حاضر بشوید بهتر است محلی آرام را انتخاب کنید که سرو صدا و عوامل حواس پرتی موجب از دست دادن تمرکز و آرامش تان نشود؛
• در ابتدای جلسه و ورود افراد با آنها سلام و احوالپرسی داشته باشند تا بدین طریق عملکرد سیستم صوتی و برقراری ارتباط آنها را چک کرده باشید؛
• اگر در جلسه تصویری شرکت می کنید لازم است که ظاهر و پوشش مناسبی داشته باشید. گرچه این مساله به اندازه جلسات حضوری دارای اهمیت نمی باشد اما خوب است که جنبه حرفه ای و رسمی کار را در نظر بگیرد؛
• اگر صفحه دسکتاپ را با دیگران به اشتراک گذاشته اید اطمینان پیدا کنید که صفحه ایمیل و یا نرم افزارهای پیام رسان فوری را بسته اید. فکر نمی کنم دوست داشته باشید در وسط جلسه دیگران شاهد پیام های همسرتان و دیگران به شما باشند. ضمن اینکه تمرکز خودتان و دیگران را از بین می برد؛
• اگر افرادی در جلسه شرکت کرده اند که آنها را نمی شناسید و آنها نیز یکدیگر را نمی شناسند، یا خودتان آنها را معرفی بکنید و یا از شرکت کنندگان بخواهید خودشان را معرفی کنید. معرفی بایستی مختصر و محدود به یکسری اطلاعات ضروری باشد. سعی کنید نام افراد را در خاطر بسپارید و در طی جلسه نامشان را بیاورید؛
• در حین جلسه ممکن است چند مرتبه به بحث های حاشیه ای کشیده بشوید، سعی کنید بحث را به موضوع اصلی بازگردانید و مدیریت زمان را مورد توجه قرار دهید؛
• مشخص صحبت کنید و در میکروفون صحبت کنید. فریاد نزنید؛
• وسط حرف دیگران نپرید. اجاز بدهید صحبت های فرد گوینده به پایان برسد و سپس صحبت کنید؛
• اگر مخاطب سوالی کل جمع است، برای چند ثانیه صبر کنید و اگر فردی شروع به صحبت نکرد، شما شروع کنید؛
• اگر صحبت شما طولانی است حتما بیان کنید تا بررسی بشود که آیا در بازه زمانی موجود امکان مطرح شدن آن وجود دارد یا خیر. در جلسات مجازی سعی کنید موجز صحبت کنید تا فرصت صحبت برای دیگران نیز فراهم باشد به علاوه اینکه جلسه خسته کننده نشود؛
• در زمان عدم صحبت میکرفون خود را در حالت سکوت قرار دهید؛
• به صحبت های دیگران به خوبی گوش کنید. اگر ارتباط تصویری است سعی کنید به دوربین نگاه کنید؛
• استفاده از شوخ طبعی برای جلساتی که اعضای آن با یکدیگر آشناتر هستند راحت تر است اما برای جلسات رسمی تر و جلساتی که افراد همدیگر را نمی شناسند، احتیاط را در نظر داشته باشید؛
• شرکت کنندگان را بشناسید و محتوا و فرایند جلسه را بر اساس آنچه نیاز دارند و مرتبط با آنها می باشد تنظیم کنید؛
• سکوت را رعایت کنید (مکالمه حاشیه ای، زنگ تلفن، صدای کاغذ و صندلی)؛
• از استفاده از رنگ های روشن و تصاویر شلوغ در ارایه تان بپرهیزید؛
• نسبت به حرکات عصبی خود آگاه باشید. بعضی افراد با خودکار بازی می کنند، بعضی ها آدامس را سرسختانه می جوند؛
• از خوردن در طی جلسه مجازی بپرهیزید. در صورت نیاز به نوشیدن جرعه ای آب، می توانید در زمانی که نوبت صحبت فرد دیگری است، این کار را انجام دهید؛
• زمانی را برای پاسخگویی به سوالات در نظر بگیرید؛
• اگر مساله ای شخصی بین شما و فرد دیگری به وجود آمد، گفتگو درباره آن را به بعد از جلسه موکول کنید؛
• اگر یکی از اعضای تیم در طی جلسه اشتباهی انجام داد، خطابه گویی و موعظه کردن را به جلسه ای خصوصی با آن فرد موکول کنید؛
• به هیچ وجه تسلط خود بر امور و احساساتان را از دست ندهید؛
• برای جلسات طولانی زمان استراحت در نظر بگیرید. به این ترتیب فرصت خوردن، نوشیدن، چک کردن گوشی و یا دستشویی رفتن وجود دارد؛
• وقتی جلسه تصویری است و صحبت می کنید، به دوربین نگاه کنید. حرکت و جنب و جوش تان را در طی جلسه محدود کنید؛
• برنامه پشتیبان در مواجهه با چالش ها داشته باشید؛
• جلسه را سرساعت تمام کنید. حواستان به ساعت باشد؛
• به افراد فرصت ترک کردن جلسه را بدهید. اگر کلیه موضوعات در طی جلسه بررسی نشدند از شرکت کنندگان بپرسید که آیا امکان حضور بیشتر دارند و یا خیر. ترجیحا ادامه کار را به جلسه ای دیگر موکول کنید؛
• در پایان جلسه به عنوان میزبان و یا شرکت کننده تشکر کنید؛
• در برخی مواقع شرکت کنندگان از فرهنگ های مختلف و یا زبان های متفاوت هستند. نسبت به تفاوت ها هوشیار باشید؛
• بعد از جلسه خروجی های جلسه و یا فایل صوتی و تصویری ضبط شده از جلسه را با شرکت کنندگان به اشتراک بگذارید. خروجی ها و مستندات جلسه متعلق به حاضرین در جلسه می باشد، آنها را در اختیار دیگر افراد قرار ندهید.

در صورتیکه تمایل دارید با تسهیلگری مجازی و اصول آن آشنا بشوید می توانید محتوای ارایه شده با عنوان تسهیلگری مجازی را مطالعه نمایید. 

در صورتیکه تمایل دارید در رابطه با وب کنفرانس و نرم افزارهای موجود اطلاعات کسب نمایید می توانید محتوای ارایه شده با عنوان وب کنفرانس را مطالعه نمایید. 

همچنین می توانید با کلیک بر لینک زیر، فایل پی دی اف تجمیعی در ارتباط با برگزاری جلسات مجازی، تسهیلگری مجازی و معرفی نرم افزارهای وب کنفرانس را دانلود نمایید. 

جلسات مجازی، تسهیلگری مجازی و وب کنفرانس

گردآورنده: گلی احمدی فرد