تسهیلگری آنلاین

تسهیلگری آنلاین

 تسهیلگری آنلاین کمک به اعضای گروه برای رسیدن به اهداف دلخواهشان در بستر آنلاین است.

تفاوت تسهیلگری دیجیتال، آنلاین و چهره به چهره

یکی از بزرگ‌ترین مسایل درباره تکنولوژی این است که می‌تواند فرایندهای موجود را دیجیتال کند و یا کاملا روش‌های جدیدی برای کار کردن خلق کند. در رابطه با فرایندهای انسان‌محور مانند توسعه جامعه محلی و یا توسعه سازمانی بهتر است خیلی از بابت تکنولوژی‌های دلربا هیجان زده نشویم زیرا که انسان‌ها حرف اول را می‌زنند و در انتخاب استفاده از تکنولوژی بایستی دقت کرد. در ادامه برخی از مزایا و معایب هر یک از انواع تسهیلگری دیجیتال، آنلاین و چهره به چهره ارایه شده است تا بتواند به شما در انتخاب مناسب تر کمک کند.

تسهیلگری چهره به چهره

تسهیلگری چهره به چهره متکی به تعاملات انسانی است که در یک مکان و در یک زمان مشخص روی می‌دهد.

مزایا:

• ایجاد ارتباط
• بستر/زمینه مشترک
• دسترسی به زبان بدن و پیام‌های غیرکلامی
• افزایش تأثیرگذاری و مشارکت

 معایب:

• تعامل کوتاه‌مدت
• هزینه مالی سفر و زمان‌بر
• آسیب به طبیعت
• مستند سازی دستی
• محدودیت تعداد شرکت‌کننده

به عبارتی جلسات و کارگاه‌های چهره به چهره برای شرایطی که دستور جلسه‌ای خاص و مشخص مدنظر است مناسب‌اند. وقتی نوبت به فرایندهای طولانی‌تر و پیچیده‌تر می‌رسد، تعاملات چهره به چهره تکمیل کننده ارتباطات دایمی می‌شود برای اطمینان از اینکه اعضا بعد از کارگاه اقدامات را ادامه می‌دهند.

تسهیلگری آنلاین

تسهیلگری آنلاین شامل جلسات و کارگاه‌هایی می‌شود که به صورت مجازی و از راه دور برگزار می شوند.

به عبارتی شامل تعاملات بین افراد از مکان‌های مختلف در یک زمان خاص است. جلسات اسکایپ،گوتومیتینگ و زوم نمونه پلتفرم‌های میزبان جلسات هستند.

مزایا:

• افزایش عملکرد- زمانی برای سفر کردن هدر نمی‌رود
• حذف هزینه‌های سفر و هزینه‌های مرتبط با آن
• نداشتن نگرانی درباره تدارکات جلسه مانند مکان برگزاری، پذیرایی…
• عدم نیاز به مستند سازی دستی بعد از جلسه

معایب:

• زمان محدود تعامل
• محدودیت ارتباطی چهره به چهره و دسترسی به پیام‌های غیر کلامی مخصوصا اگر جلسه تصویری نباشد
• فرصت‌های محدودتر برقراری ارتباط
• محدودیت فرصت برقراری ارتباط فرد با فرد
• نیاز به تجهیزات تکنیکی مانند سرعت اینترنت بالا و ابزارهای جلسه مجازی

تسهیلگری دیجیتال

تسهیلگری دیجیتال، اصطلاح چتری است که تسهیلگری چهره به چهره با به کارگیری پلتفرم‌های دیجیتالی مانند «هاو اسپیس»، تسهیلگری آنلاین و تسهیلگری غیرهمزمان مانند تبادل ایمیل و پیام‌های فوری را شامل می‌شود. به عبارتی تسهیلگری دیجیتال ترکیبی از همکاری همزمان و غیرهمزمان با تعاملات از راه دور و یا نزدیک است که فرصت‌های بی‌نهایتی برای تسهیلگر جهت تعامل با شرکت‌کنندگان ایجاد می‌کند.

مزایا:

• افزایش انعطاف پذیری
• تعداد شرکت کنندگان نامحدود
• توانایی برقراری ارتباط چند طرفه همزمان و غیرهمزمان
• زمان تعامل وسیع نه تنها در طی جلسه و کارگاه بلکه قبل و بعد از آن
• فرصت ترکیب رویکردهای مختلف
• کاهش نیاز برای مستند سازی بعد از جلسه
• حمایت از سبک‌های مختلف شخصیتی، سبک‌های یادگیری و ارتباطی

معایب:

• تسهیلگر باید علاقمند به یادگیری و به کارگیری آن باشد
• نیاز به تجهیزات تکنیکی مانند سرعت اینترنت بالا و مجهز بودن کلیه شرکت‌کنندگان

تسهیلگری دیجیتال برای دوره‌های طولانی‌تر مشارکت مانند برنامه‌های یادگیری و فرایندهای تغییر سازمانی مناسب هستند.

هنر تسهیلگری آنلاین

• برقراری ارتباط- یکی از راه‌های برقراری ارتباط با شرکت کنندگان، گوش کردن با دقت به حرف‌های شرکت‌کنندگان و دخیل کردن صحبت‌هایشان در محتوای جلسه است. وقتی شرکت‌کنندگان احساس کنند که شنیده شده‌اند و کسی به حرفشان توجه کرده است حس امنیت و راحتی پیدا می‌کنند و با تسهیلگر و دیگر اعضای جلسه ارتباط برقرار می‌کنند. برای مثال در بخش خوش‌آمد گویی و معرفی شرکت‌کنندگان می‌توانید در رابطه با تجربیات یا اطلاعاتی از خودشان سوال بپرسید که مرتبط با موضوع جلسه است. سپس در میانه جلسه، به اطلاعاتی که در ابتدا توسط آنها به اشتراک گذاشته شد اشاره کنید و یا اطلاعات جزیی‌تر درخواست کنید. بدین طریق شرکت‌کنندگان درمی‌یابند که شما از همان ابتدا آنها را شنیده‌اید و به آنچه ابراز کرده‌اند، توجه داشته‌اید. یکی دیگر از راه‌های برقراری ارتباط به زبان آوردن نام افراد است. تا حالا دقت کرده‌اید وقتی که در جلسه حضوری اسمتان را عنوان می کنند، گوش‌هایتان تیز می‌شود و به آن قسمت از بحث بیشتر توجه می‌کنید. در جلسات آنلاین هم دقیقا همین اتفاق می‌افتد.  تسهیلگران آنلاین موثر، نام افراد را به مراتب و صراحتا در طی جلسه مطرح می‌کنند. آنها با مطرح کردن نام افراد، شخص گوینده را تایید می کنند مانند «علی، خیلی ممنون بابت اضافه کردن نظرت به موضوع بحث». آنها بین صحبت‌های گفته شده و محتوا ارتباط برقرار می‌کنند مانند «سمانه یادته در مورد رفع مشکلات فنی پرسیده بودی.» این یکی از راهکارهاست.                                                  
• ایجاد فضای باهم بودن- وقتی شرکت‌کنندگان از مکان‌های مختلف به جلسه می‌پیوندند به طور ناخودآگاه احساس غریبگی و تنهایی دارند. بنابراین تسهیلگر بایستی تلاش کند فضای گروهی و با هم بودن را برای شرکت کنندگان ایجاد کند به گونه‌ای که افراد احساس کنند بخشی از یک تجربه مشترک هستند. گرچه فضا مجازی است و مدت جلسه کوتاه است با این وجود حس عضوی از گروه بودن، تجربه یادگیری بهتری ایجاد می کند. این کار می‌تواند از طریق انجام یک نظر سنجی گروهی درباره یک تجربه و یا ایجاد گروه‌های کوچک دو یا سه نفر برای گفت‌وگو درباره یک موضوع تحقق یابد. تشکیل گروه‌های کوچک می‌تواند به صورت گروه‌های دو نفره و چت خصوصی با یکدیگر و یا حتی تشکیل گروه‌های کوچک در اتاق‌های جلسات تفکیک شده صورت گیرد. هر چه تسهیلگر محیط شبکه‌سازی بیشتری را برای شرکت کنندگان فراهم کند، خروجی کار بهتر می‌شود.

• خواندن زبان غیرکلامی- چنین برداشت می‌شود که تسهیلگر در جلسات آنلاین نمی‌تواند پیام‌های غیرکلامی شرکت کنندگان را به دلیل ندیدن آنها دریافت کند. درست است که تسهیلگر و شرکت کنندگان آن‌گونه که در جلسات حضوری ارتباط چشمی برقرار می‌کنند در جلسات مجازی نمی‌توانند عمل کنند با این وجود این مساله که تسهیلگر نمی‌تواند ببیند چه اتفاقی می‌افتد یک باور اشتباه است. به علاوه بسیاری از اپلیکیشن‌های برگزاری جلسات خدمات تصویری نیز ارایه می‌دهند. با این وجود ممکن است برخی شرکت کنندگان به استفاده از آن تمایل نداشته باشند و یا به دلیل سرعت پایین اینترنت نتوانند از این خدمات استفاده کنند. برخی از روش‌های محسوسی که به تسهیلگر نشان می‌دهد که آیا شرکت کننده درگیر بحث و فرایند شده‌است می‌تواند در اتاق گفت‌وگو، در پاسخگویی به سوالات نظر سنجی، در پاسخ‌های کلامی و دیگر فعالیت‌های یادگیری نمایان شود. همچنین تسهیلگر می‌تواند ببیند که چه کسی ارتباطش برقرار است و چه کسی ارتباطش قطع شده است و یا حضور ندارد. توضیح روش‌های غیرمحسوس کمی سخت‌تر است. اگر تسهیلگر روی شرکت‌کنندگان تمرکز داشته باشد می‌تواند به‌طور غیرمحسوس بفهمد که کدام شرکت‌کننده درگیر موضوع شده است یا نه. به عنوان مثال تحلیل‌ها و یا نظراتی که شرکت کنندگان به بحث اضافه می‌کنند و یا سوالاتی که می‌پرسند.

• تنظیم انتظارات- تسهیلگران آنلاینِ موثر سعی می‌کنند محیط یادگیری مطلوبی را برای شرکت کنندگان فراهم آورند. یکی از راه‌های انجام آن، تعیین انتظارات در ابتدای جلسه است. آنها به شرکت کنندگان اعلام می‌کنند که فضای جلسه تعاملی است و مشارکت فعال آنها لازم است. شرکت‌کنندگان را دعوت به مشارکت در فرایند یادگیری می کنند. برخی از اقدامات قابل انجام توسط تسهیلگر شامل موارد ذیل است:
  • به گروه کمک می‌کند در ابتدا یک‌سری اصول را تعیین کنند؛
  • خاطر نشان می‌کنند که جلسه تعاملی است؛
  • اهداف، موضوع، دستور جلسه و خروجی های مورد انتظار را با شرکت کنندگان در میان می‌گذارد حتی اگر قبل از جلسه با آنها به اشتراک گذاشته شده است مجددا به طور مختصر مروری بر آنها خواهد داشت؛
  • تعلیمات و دستورالعمل‌های لازم برای جلسه را به شرکت‌کنندگان اعلام می‌کند مانند اینکه اگر پاسخ‌تان به این سوال «بله» است، اسم‌تان را در بخش گفت‌وگو تایپ کنید و یا اگر سوالی دارید روی دکمه «بلند کردن دست» بزنید.

مورد آخر دارای اهمیت بیشتری است چرا که در فضاهای مجازی طرق متنوعی برای تعامل وجود دارد و اگر از ابتدای جلسه شرایط و نحوه تعامل در جلسه توضیح داده نشود، شرکت کنندگان دچار سردرگمی می‌شوند و احتمال اینکه ساکت بمانند و اقدامی انجام ندهند افزایش می‌یابد. چه بسا به دلیل خجالت از انجام حرکتی اشتباه از مشارکت خودداری کنند.

• استفاده از ابزارهای نرم افزاری- تسهیلگران آنلاین موثر سعی می‌کنند از کلیه ابزارهای بستر نرم افزاری جلسه بهره ببرند. آنها به طور مکرر از شرکت‌کنندگان می‌خواهند که در نظر سنجی شرکت کنند، در اتاق گفت‌وگو (چت) پیام بگذارند، دستشان را برای پرسیدن سوال و یا ارایه نظر بالا ببرند و یا هر خدمات دیگری که نرم افزار ارایه می‌دهد را به کار گیرند. از این طریق تسهیلگر اطمینان می‌یابد که شرکت‌کنندگان همچنان در جلسه و در ارتباط هستند. به علاوه استفاده از این ابزارها فضای جلسه را تعاملی‌تر کرده و باعث حس خستگی و کسالت نمی‌شود.

• به اشتراک‌گذاری مثال‌های مرتبط- یکی دیگر از مواردی که می‌تواند شرکت‌کنندگان را درگیر در جلسه نگه دارد محتوای مرتبط با نیازهای آنهاست. اگر لازم است مهارتی را یاد بگیرند، یا قرار است برای رفع مشکلی راهکاریابی کنند و یا تصمیمی گرفته شود، هر چقدر به نیازها و خواسته‌های آنها نزدیک‌تر باشد احتمال جلب توجه آنها بیشتر خواهد بود. استفاده از مثال‌ها و داستان‌های مرتبط با زمینه موضوع جلسه می‌تواند مفید باشد. تسهیلگر می‌تواند از مثال‌های خود شرکت کنندگان استفاده کند.

• استفاده از صدا- تسهیلگران حرفه‌ای موثر نهایت استفاده از مهارت کلامی را به کار می‌گیرند تا بتوانند ارتباط خوبی با شرکت‌کنندگان در فضای مجازی برقرار کنند. صدای تسهیلگران بایستی به قدری درگیر کننده باشد تا بتوانند توجه شرکت کنندگان را در کل جلسه حفظ کنند. تن صدا، لحن بیان، سرعت، بلندی و کوتاهی صدا همگی نقش مهمی دارند. تسهیلگران آنلاین بایستی لحنی با انرژی داشته باشند و بتوانند آن را به شرکت‌کنندگان منتقل کنند. آنها می‌خواهند که دارای اعتماد به نفس و خوشایند به نظر برسند. یکی از روش‌های بررسی میزان تاثیرگذاری صدای تسهیلگر این است که صدا ضبط شود و بعد از آن مجدد به آن گوش داده شود. ببینید که آیا برایتان جلب توجه می کند؟ آیا برای شنیدن آسان و شفاف است؟ آیا سرعت صحبت کردنتان زیاد است یا کم؟ حواستان به اصواتی مانند «اِ» یا تکرار یکسری از واژه ها مانند «مثلا» و «در واقع» باشد.

• چندکاره موثر- در حالی‌که اکثر کارشناسان می‌گویند انجام چند کار در یک زمان را هر کسی نمی‌تواند انجام دهد، این مهارت برای تسهیلگر آنلاین ضروری است. اتفاقات زیادی در یک زمان در حال وقوع است که تسهیلگر بایستی به همه آنها توجه داشته باشد اعم از محتوا، فعالیت‌ها، زمان، نظرات شرکت‌کنندگان، و هر موردی که در فضای برنامه نرم‌افزار در حال وقوع است. چندکاره موثر بودن ترکیبی از آمادگی و سرعت است. تسهیلگرانی که این کار را به خوبی انجام می‌دهند آمادگی دارند، تمرین کرده‌اند و حرفه‌ای هستند.
  • آمادگی: اختصاص زمان کافی برای آماده شدن تسهیلگر به چندکاره بودن وی کمک می‌کند. تسهیلگران ماهر از قبل برنامه‌ریزی می‌کنند، محتوا و فرایند کاریشان را مشخص می‌کنند، نرم افزار را چک می‌کنند، در محیط مناسب عاری از حواس پرتی مستقر می‌شوند، فایل‌های اضافی روی صفحه دسکتاپ را می‌بندند. 
  • تمرین: تسهیلگران ماهر از قبل با ابزارهای فضای مجازی تمرین می‌کنند و تکنیک‌های تسهیلگری خود را می‌سنجند. آنها به اندازه‌ای تمرین می‌کنند که بدانند مهارت‌شان بهبود یافته است.
  • حرفه‌ای: تسهیلگران آنلاین موثر در هر آنچه انجام می‌دهند حرفه‌ای هستند. اگر به طور کامل با ابزارها آشنا باشند دیگر لازم نیست در زمان استفاده مکث داشته باشند و یا به دنبال چیزی بگردند. در تایپ کردن مهارت دارند و لازم نیست که برای تایپ هر لحظه به صفحه کیبورد نگاه بکنند.

• مدیریت تکنولوژی- چالش‌های پیش بینی نشده می‌تواند در طی جلسات آنلاین رخ بدهد. مثلا ارتباط یکی از شرکت‌کنندگان قطع شود، یک فعالیت آن‌گونه که انتظار می‌رفت پیش نرود، یک عامل حواس پرتی در محیط ایجاد شود مثلا صدای تلفن در پس زمینه و یا کار داشتن یکی از همکاران در زمان جلسه. تسهیلگران آنلاین موثر، انتظار وقوع حداقل یک تا چند تا از انواع چالشها را دارند. در واقع چالش‌ها بخشی از قلمروی دنیای آنلاین هستند. چالش‌ها فرصتی هستند برای اینکه تسهیلگر خود را آرام نگه دارد، مساله را حل کند و تمرکز خود را به جلسه برگرداند. تسهیلگران موثر بر اساس آمادگی و تمریناتی که انجام داده‌اند همیشه برنامه دیگری دارند تا در مواجهه با چالش‌ها اقدامات لازم را به کار گیرند. اگر اینترنت‌شان قطع شود، دوباره متصل می‌شوند. اگر یک فعالیت بر طبق پیش‌بینی جلو نرود، انعطاف دارند و ممکن است فعالیت دیگری را جایگزین کنند.

اگر چالش موردی باشد که حتی با آمادگی قبلی هم حل نشود، تسهیلگر سعی می‌کند در حین آرامش با آن مواجه شود. در چنین مواقعی باید موارد ذیل را انجام بدهید:

• آرام باشید و نفس عمیق بکشید؛
• به شرکت‌کنندگان اعلام کنید چه اتفاقی افتاده است؛
• برنامه پشتیبان را اجرا کنید؛
• لحظاتی را برای راهکاریابی صرف کنید؛
• زمان استراحت کوتاهی بدهید تا راهکاری بیابید.

در برخی مواقع مسئول فناوری در دسترس می‌تواند مشکل را حل کند ولی در هر صورت اگر مشکل پابرجا بود، تسهیلگر مشکل را اعلام می‌کند و زمان دیگری را برای برگزاری جلسه هماهنگ می کند.

ابزارها و تکنولوژی‌های تسهیلگری آنلاین

خبر خوب این است که تسهیلگران به گستره‌ای از ابزارها برای انتخاب دسترسی دارند و البته خبر بد این است که هر کدام از این ابزارها به طور جداگانه یک قسمت مساله را حل می کنند و بخشی از پازل را شامل می‌شوند. شاید در آینده‌ای نزدیک ابزارها یکپارچه شوند، چه بسا برخی از شرکت‌ها وارد این مرحله شده‌اند.

•  پرسشنامه‌های پیش و پس از کارگاه- ابزارهایی مانند گوگل فرم، سروی مانکی، سروی پلنت و تایپ فرم جهت طراحی پرسشنامه‌های کوتاه عالی هستند.
• جلسات مجازی- برنامه‌های نرم‌افزاری مانند زوم، گوگل میت، مایکروسافت تیمز و اسکایپ ابزارهای مناسبی برای برگزاری جلسات هستند.
•  پیام رسانی فوری- برنامه‌هایی مانند اسلک، واتس اپ و یامر برای برقراری ارتباط و تعامل در بین توالی جلسات، کارگاه و پروژه ،کاربردی و کارا هستند.
•  مدیریت منابع- برای تبادل و به اشتراک گذاری اسناد و محتوا برنامه‌هایی مانند دراپ باکس و گوگل درایو بسیار کمک کننده هستند.
•  مستند سازی- پاورپوینت و گوگل اسلاید نرم‌افزارهایی مناسب برای گزارش یافته‌ها و به اشتراک گذاشتن آنها با شرکت‌کنندگان هستند. ضمنا بسیاری از برنامه‌های جلسات آنلاین امکان به اشتراک گذاشتن فایل‌های صوتی و تصویری ضبط شده از جلسه را دارند.
•  مدیریت پروژه- ابزارهایی مانند ترلو، بیس کمپ و جیرا کمک می‌کنند که پیشرفت پروژه و مدیریت روند کار را انجام دهید.

اگر تمایل دارید اطلاعات بیشتری در رابطه با جلسات مجازی، مزایای آنها، تفاوت آنها با دیگر جلسات و اصول جلسات مجازی کسب کنید می توانید محتوای ارایه شده در جلسات آنلاین را مطالعه نمایید.

در صورتیکه تمایل دارید در رابطه با وب کنفرانس و نرم افزارهای موجود اطلاعات کسب نمایید می توانید محتوای ارایه شده با عنوان وب کنفرانس را مطالعه نمایید. 

همچنین می توانید با کلیک بر لینک زیر، فایل پی دی اف تجمیعی در ارتباط با برگزاری جلسات آنلاین، تسهیلگری آنلاین و معرفی نرم افزارهای وب کنفرانس را دانلود کنید. 

دانلود فایل

گردآورنده: گلی احمدی فرد