تسهیلگری مجازی

تعریف تسهیلگری مجازی

تسهیلگری مجازی کمک به اعضای گروه برای رسیدن به اهداف دلخواه شان در بستر مجازی است.

تفاوت تسهیلگری دیجیتال، تسهیلگری مجازی و تسهیلگری چهره به چهره

یکی از بزرگ ترین مسایل درباره تکنولوژی این است که می تواند فرایند های موجود را دیجیتال نماید و یا کاملا روش های جدیدی برای کار کردن را خلق کند. در رابطه با فرایند های انسان محور مانند توسعه جامعه محلی و یا توسعه سازمانی بهتر است خیلی از بابت تکنولوژی های دلربا هیجان زده نشویم زیرا که انسان ها حرف اول را می زنند و در انتخاب استفاده از تکنولوژی بایستی دقت نمود. در ادامه برخی از مزایا و معایب هر یک از انواع تسهیلگری دیجیتال، مجازی و چهره به چهره ارایه شده است تا بتواند به شما در انتخاب مناسب تر کمک بکند.

تسهیلگری چهره به چهره

تسهیلگری چهره به چهره متکی به تعاملات انسانی است که در یک مکان و در یک زمان مشخص روی می دهد.

مزایا:

• ایجاد ارتباط
• بستر/زمینه مشترک
• دسترسی به زبان بدن و پیام های غیر کلامی
• افزایش تاثیر گذاری و مشارکت

معایب:

• تعامل کوتاه مدت
• هزینه مالی سفر و زمان بر
• آسیب به طبیعت
• مستند سازی دستی
• محدودیت تعداد شرکت کننده

به عبارتی جلسات و کارگاه های چهره به چهره برای شرایطی که دستور جلسه ای خاص و مشخص مدنظر است مناسب می باشند. وقتی نوبت به فرایند های طولانی تر و پیچیده تر می رسد، تعاملات چهره به چهره تکمیل کننده ارتباطات دایمی می شود برای اطمینان از اینکه اعضا بعد از کارگاه اقدامات را ادامه می دهند.

تسهیلگری مجازی

تسهیلگری مجازی شامل جلسات و کارگاه هایی می شود که به صورت مجازی و از راه دور برگزار می شوند. به عبارتی شامل تعاملات بین افراد از مکان های مختلف در یک زمان خاص است. جلسات اسکایپ، گوتومیتینگ و گوگل هنگ آت نمونه پلتفرم های میزبان جلسات هستند.

مزایا:

• افزایش عملکرد- زمانی برای سفر کردن هدر نمی رود
• حذف هزینه های سفر و هزینه های مرتبط با آن
• نداشتن نگرانی درباره تدارکات جلسه مانند مکان برگزاری، پذیرایی،…
• عدم نیاز به مستند سازی دستی بعد از جلسه

معایب:

• زمان محدود تعامل
• محدودیت ارتباطی چهره به چهره و دسترسی به پیام های غیر کلامی مخصوصا اگر جلسه تصویری نباشد
• فرصت های محدود تر برقراری ارتباط
• محدودیت فرصت برقراری ارتباط فرد با فرد
• نیاز به تجهیزات تکنیکی مانند سرعت اینترنت بالا و ابزارهای جلسه مجازی

تقریبا همانند تسهیلگری چهره به چهره، جلسات تسهیلگری مجازی برای جلسات و کارگاه هایی با تعداد محدود شرکت کننده و هدف مشخص مناسب می باشد. با این وجود، تسهیلگری مجازی مهارت های خاص مربوط به دنیای مجازی را نیاز دارد مخصوصا که ممکن است افراد از نقاط دور و متفاوتی در این جلسات شرکت بکنند.

تسهیلگری دیجیتال

تسهیلگری دیجیتال اصطلاح چتری است که تسهیلگری چهره به چهره با به کارگیری پلتفرم های دیجیتالی مانند “هاو اسپیس”، تسهیلگری مجازی و تسهیلگری غیرهمزمان مانند تبادل ایمیل و پیام های فوری را شامل می شود. به عبارتی تسهیلگری دیجیتال ترکیبی از همکاری همزمان و غیر همزمان با تعاملات از راه دور و یا نزدیک می باشد که فرصت های بی نهایتی برای تسهیلگر جهت تعامل با شرکت کنندگان ایجاد می کند.

مزایا:

• افزایش انعطاف پذیری
• تعداد شرکت کنندگان نامحدود
• توانایی برقراری ارتباط چند طرفه همزمان و غیر همزمان
• زمان تعامل وسیع نه تنها در طی جلسه و کارگاه بلکه قبل و بعد از آن
• فرصت ترکیب رویکردهای مختلف
• کاهش نیاز برای مستند سازی بعد از جلسه
• حمایت از سبک های مختلف شخصیتی، سبک های یادگیری و ارتباطی

معایب:

• تسهیلگر باید علاقه مند به یادگیری و به کار گیری آن باشد
• نیاز به تجهیزات تکنیکی مانند سرعت اینترنت بالا و مجهز بودن کلیه شرکت کنندگان

تسهیلگری دیجیتال برای دوره های طولانی تر مشارکت مانند برنامه های یادگیری و فرایندهای تغییر سازمانی مناسب می باشد.

هنر تسهیلگری مجازی

• برقراری ارتباط- یکی از راه های برقراری ارتباط با شرکت کنندگان، گوش کردن با دقت به حرف های شرکت کنندگان و دخیل نمودن صحبت هایشان در محتوای جلسه است. وقتی شرکت کنندگان احساس بکنند که شنیده شده اند و کسی به حرف شان توجه کرده است حس امنیت و راحتی پیدا می کنند و با تسهیلگر و دیگر اعضای جلسه ارتباط برقرار می کنند.

برای مثال در بخش خوش آمد گویی و معرفی شرکت کنندگان می توانید در رابطه با تجربیات یا اطلاعاتی از خودشان سوال بپرسید که مرتبط با موضوع جلسه است. سپس در میانه جلسه، به اطلاعاتی که در ابتدا توسط آنها به اشتراک گذاشته شد اشاره کنید و یا اطلاعات جزیی تر درخواست کنید. بدین طریق شرکت کنندگان در می یابند که شما از همان ابتدا آنها را شنیده اید و به آنچه ابراز کرده اند، توجه داشته اید.

یکی دیگر از راه های برقراری ارتباط به زبان آوردن نام افراد است. تا حالا دقت کرده اید وقتی که در جلسه حضوری اسمتان را عنوان می کنند، گوش هایتان تیز می شود و به آن قسمت از بحث بیشتر توجه می کنید. در جلسات مجازی هم دقیقا همین اتفاق می افتد.

تسهیلگران مجازی موثر، نام افراد را به مراتب و صراحتا در طی جلسه مطرح می کنند. آنها با مطرح کردن نام افراد، شخص گوینده را تایید می کنند مانند “علی، خیلی ممنون بابت اضافه کردن نظرت به موضوع بحث”. آنها بین صحبت های گفته شده و محتوا ارتباط برقرار می کنند مانند “سمانه یادته در مورد رفع مشکلات فنی پرسیده بودی. این یکی از راهکارهاست”.   

• ایجاد فضای باهم بودن- وقتی شرکت کنندگان از مکان های مختلف به جلسه می پیوندند به طور ناخودآگاه احساس غریبگی و تنهایی دارند. بنابراین تسهیلگر بایستی تلاش کند فضای گروهی و با هم بودن را برای شرکت کنندگان ایجاد بکند به گونه ای که افراد احساس کنند بخشی از یک تجربه مشترک هستند. گرچه فضا مجازی است و مدت جلسه کوتاه می باشد با این وجود حس عضوی از گروه بودن، تجربه یادگیری بهتری ایجاد می کند.

این کار می تواند از طریق انجام یک نظر سنجی گروهی درباره یک تجربه و یا ایجاد گروه های کوچک دو یا سه نفر برای گفتگو درباره یک موضوع تحقق یابد. تشکیل گروه های کوچک می تواند به صورت گروه های دو نفره و چت خصوصی با یکدیگر و یا حتی تشکیل گروه های کوچک در اتاق های جلسات تفکیک شده صورت بگیرد. هر چه تسهیلگر محیط شبکه سازی بیشتری را برای شرکت کنندگان فراهم کند، خروجی کار بهتر می شود.

• خواندن زبان غیرکلامی- چنین برداشت می شود که تسهیلگر در جلسات مجازی نمی تواند پیام های غیرکلامی شرکت کنندگان را به دلیل ندیدن آنها دریافت بکند. درست است که تسهیلگر و شرکت کنندگان آنگونه که در جلسات حضوری ارتباط چشمی برقرار می کنند در جلسات مجازی نمی توانند عمل کنند با این وجود این مساله که تسهیلگر نمی تواند ببیند چه اتفاقی می افتد یک باور اشتباه است. به علاوه بسیاری از اپلیکیشن های برگزاری جلسات خدمات تصویری نیز ارایه می دهند. با این وجود ممکن است برخی شرکت کنندگان تمایل به استفاده از آن را نداشته باشند و یا به دلیل سرعت پایین اینترنت نتوانند از این خدمات استفاده بکنند.

برخی از روش های محسوسی که به تسهیلگر نشان می دهد که آیا شرکت کننده درگیر بحث و فرایند شده است می تواند در اتاق گفتگو، در پاسخگویی به سوالات نظر سنجی، در پاسخ های کلامی و دیگر فعالیت های یادگیری نمایان بشود. همچنین تسهیلگر می تواند ببیند که چه کسی ارتباطش برقرار است و چه کسی ارتباطش قطع شده است و یا حضور ندارد. توضیح روش های غیرمحسوس کمی سخت تر است. اگر تسهیلگر روی شرکت کنندگان تمرکز داشته باشد می تواند به طور غیرمحسوس بفهمد که کدام شرکت کننده درگیر موضوع شده است یا نه. به عنوان مثال تحلیل ها و یا نظراتی که شرکت کنندگان به بحث اضافه می کنند و یا سوالاتی که می پرسند.

• تنظیم انتظارات- تسهیلگران مجازی موثر سعی می کنند محیط یادگیری مطلوبی را برای شرکت کنندگان فراهم آورند. یکی از راه های انجام آن، تعیین انتظارات در ابتدای جلسه است. آنها به شرکت کنندگان اعلام می کنند که فضای جلسه تعاملی می باشد و مشارکت فعال آنها لازم است. شرکت کنندگان را دعوت به مشارکت در فرایند یادگیری می کنند. برخی از اقدامات قابل انجام توسط تسهیلگر شامل موارد ذیل است:
  • به گروه کمک می کند در ابتدا یکسری اصول را تعیین کنند؛
  • خاطر نشان می کنند که جلسه تعاملی است؛
  • اهداف، موضوع، دستور جلسه و خروجی های مورد انتظار را با شرکت کنندگان در میان می گذارد حتی اگر قبل از جلسه با آنها به اشتراک گذاشته شده است مجددا به طور مختصر مروری بر آنها خواهد داشت؛
  • تعلیمات و دستورالعمل های لازم برای جلسه را به شرکت کنندگان اعلام می کند مانند اینکه اگر پاسخ تان به سوال مذکور “بله” است، اسم تان را در بخش گفتگو تایپ کنید و یا اگر سوالی دارید روی دکمه ” بلند کردن دست” بزنید.

مورد آخر دارای اهمیت بیشتری است چرا که در فضاهای مجازی طرق متنوعی برای تعامل وجود دارد و اگر از ابتدای جلسه شرایط و نحوه تعامل در جلسه توضیح داده نشود، شرکت کنندگان دچار سردرگمی می شوند و احتمال اینکه ساکت بمانند و اقدامی انجام ندهند افزایش می یابد. چه بسا به دلیل خجالت از انجام حرکتی اشتباه از مشارکت خودداری کنند.

• استفاده از ابزارهای نرم افزار- تسهیلگران مجازی موثر سعی می کنند از کلیه ابزارهای بستر نرم افزاری جلسه به نفع کار خود استفاده ببرند. آنها به طور مکرر از شرکت کنندگان می خواهند که در نظر سنجی شرکت کنند، در اتاق گفتگو پیام بگذارند، دستشان را برای پرسیدن سوال و یا ارایه نظر بالا ببرند و یا هر خدمات دیگری که نرم افزار ارایه می دهد را به کارگیرند. از این طریق تسهیلگر اطمینان می یابد که شرکت کنندگان همچنان در جلسه و در ارتباط هستند. به علاوه استفاده از این ابزارها فضای جلسه را تعاملی تر کرده و باعث حس خستگی و کسالت نمی شود.

• به اشتراک گذاری مثال های مرتبط- یکی دیگر از مواردی که می تواند شرکت کنندگان را درگیر در جلسه نگه دارد محتوای مرتبط با نیازهای آنها است. اگر لازم است مهارتی را یادبگیرند، یا قرار است برای رفع مشکلی راهکاریابی داشته باشند و یا تصمیمی گرفته بشود، هر چقدر به نیازها و خواسته های آنها نزدیک تر باشد احتمال جلب توجه آنها بیشتر خواهد بود. استفاده از مثال ها و داستان های مرتبط با زمینه موضوع جلسه می تواند مفید باشد. تسهیلگر می تواند از مثال های خود شرکت کنندگان استفاده بکند.

• استفاده از صدا- تسهیلگران حرفه ای موثر نهایت استفاده از مهارت کلامی را به کار می گیرند تا بتوانند ارتباط خوبی با شرکت کنندگان در فضای مجازی برقرار کنند. صدای تسهیلگران بایستی به قدری درگیر کننده باشد تا بتوانند توجه شرکت کنندگان را در کل جلسه حفظ کنند. تن صدا، لحن بیان، سرعت، بلندی و کوتاهی صدا همگی نقش مهمی دارند.

تسهیلگران مجازی بایستی لحن با انرژی داشته باشند و بتوانند آن را به شرکت کنندگان منتقل کنند. آنها می خواهند که دارای اعتماد به نفس و خوشایند به نظر برسند. یکی از روش های بررسی میزان تاثیرگذاری صدای تسهیلگر این است که صدا ضبط شود و بعد از آن مجدد به آن گوش داده شود. ببینید که آیا برایتان جلب توجه می کند؟ آیا برای شنیدن آسان و شفاف است؟ آیا سرعت صحبت کردن تان زیاد است یا کم؟ حواستان به اصواتی مانند “اِ” یا تکرار یکسری از واژه ها مانند “مثلا”، “در واقع” باشد.

• چندکاره موثر- در حالیکه اکثر کارشناسان می گویند انجام چند کار در یک زمان را هر کسی نمی تواند انجام بدهد، این مهارت برای تسهیلگر مجازی ضروری است. اتفاقات زیادی در یک زمان در حال وقوع است که تسهیلگر بایستی به همه آنها توجه داشته باشد اعم از محتوا، فعالیت ها، زمان، نظرات شرکت کنندگان، و هر موردی که در فضای برنامه نرم افزار در حال وقوع است. چندکاره موثر بودن ترکیبی از آمادگی و سرعت است. تسهیلگرانی که این کار را به خوبی انجام می دهند آمادگی دارند، تمرین کرده اند و حرفه ای هستند.
  • آمادگی: اختصاص زمان کافی برای آماده شدن تسهیلگر به چندکاره بودن وی کمک می کند. تسهیلگران ماهر از قبل برنامه ریزی می کنند، محتوا و فرایند کاری شان را مشخص می کنند، نرم افزار را چک می کنند، در محیط مناسب مستقر عاری از حواس پرتی مستقر می شوند، فایل های اضافی روی صفحه دسکتاپ را می بندند.

• تمرین: تسهیلگران ماهر از قبل با ابزارهای فضای مجازی تمرین می کنند و تکنیک های تسهیلگری خود را می سنجند. آنها به اندازه ای تمرین می کنند که بدانند مهارت شان بهبود یافته است.

• حرفه ای: تسهیلگران مجازی موثر در هر آنچه انجام می دهند حرفه ای هستند. اگر به طور کامل با ابزارها آشنا باشند دیگر لازم نیست در زمان استفاده مکث داشته باشند و یا به دنبال چیزی بگردند. در تایپ کردن مهارت دارند و لازم نیست که برای تایپ هر لحظه به صفحه کیبورد نگاه بکنند.

• مدیریت تکنولوژی- چالش های پیش بینی نشده می تواند در طی جلسات مجازی رخ بدهد. مثلا ارتباط یکی از شرکت کنندگان قطع بشود، یک فعالیت آنگونه که انتظار می رفت پیش نرود، یک عامل حواس پرتی در محیط ایجاد بشود مثلا صدای تلفن در پس زمینه و یا کار داشتن یکی از همکاران در زمان جلسه. تسهیلگران مجازی موثر، انتظار وقوع حداقل یک تا چند تا از انواع چالش ها را دارند. در واقع چالش ها بخشی از قلمروی دنیای مجازی هستند. چالش ها فرصتی هستند برای اینکه تسهیلگر خود را آرام نگه دارد، مساله را حل بکند و تمرکز خود را به جلسه برگرداند. تسهیلگران موثر بر اساس آمادگی و تمریناتی که انجام داده اند همیشه برنامه دیگری دارند تا در مواجهه با چالش ها اقدامات لازم را به کار گیرند. اگر اینترنت شان قطع بشود، دوباره متصل می شوند. اگر یک فعالیت بر طبق پیش بینی جلو نرود، انعطاف دارند و ممکن است فعالیت دیگری را جایگزین بکنند.

اگر چالش موردی باشد که حتی با آمادگی قبلی هم حل نشود، تسهیلگر سعی می کند در حین آرامش با آن مواجه شود. در چنین مواقعی باید موارد ذیل را انجام بدهید:

• آرام باشید و نفس عمیق بکشید؛
• به شرکت کنندگان اعلام کنید گه چه اتفاقی افتاده است؛
• برنامه پشتیبان را اجرا کنید؛
• لحظاتی را برای راهکاریابی صرف کنید؛
• زمان استراحت کوتاهی بدهید تا راهکاری بیابید.

در برخی مواقع مسئول فناوری در دسترس می تواند مشکل را حل بکند ولی در هر صورت اگر مشکل پابرجا بود، تسهیلگر مشکل را اعلام می کند و زمان دیگری را برای برگزاری جلسه هماهنگ می کنند.

ابزار ها و تکنولوژی های تسهیلگری دیجیتال

خبر خوب این است که تسهیلگران به گستره ای از ابزارها برای انتخاب دسترسی دارند و البته خبر بد این است که هر کدام از این ابزارها به طور جداگانه یک قسمت مساله را حل می کنند و بخشی از پازل را شامل می شوند. شاید در آینده ای نزدیک ابزارها یکپارچه بشوند کما این که برخی از شرکت ها وارد این مرحله شده اند.

• پرسشنامه های پیش از و پس از کارگاه- ابزارهای رایگانی مانند گوگل فرمز، سروی مانکی، سروی پلنت و تایپ فرم جهت طراحی پرسشنامه های کوتاه عالی هستند.
• جلسات مجازی- برنامه های نرم افزاری مانند اسکایپ، گوگل هنگ آوتس و زوم ابزارهای مناسبی برای برگزاری جلسات هستند.
• پیام رسانی فوری- برنامه هایی مانند اسلک، واتس اپ و یامر برای برقراری ارتباط و تعامل در بین توالی جلسات، کارگاه و پروژه کاربردی و کارا هستند.
• مدیریت منابع- برای تبادل و به اشتراک گذاری اسناد و محتوا برنامه هایی مانند دارپ باکس، گوگل درایو بسیار کمک کننده هستند.
• مستند سازی- پاورپوینت و گوگل اسلاید نرم افزارهایی مناسب برای گزارش یافته ها و به اشتراک گذاشتن آنها با شرکت کنندگان هستند. ضمنا بسیاری از برنامه های جلسات مجازی امکان به اشتراک گذاشتن فایل های صوتی و تصویری ضبط شده از جلسه را دارند.
• مدیریت پروژه- ابزارهایی مانند ترلو، بیس کمپ و جیرا کمک می کنند که پیشرفت پروژه و مدیریت روال کار را انجام بدهید.

اگر تمایل دارید اطلاعات بیشتری در رابطه با جلسات مجازی، مزایای آنها، تفاوت آنها با دیگر جلسات و اصول جلسات مجازی کسب کنید می توانید محتوای ارایه شده در جلسات مجازی را مطالعه نمایید.

در صورتیکه تمایل دارید در رابطه با وب کنفرانس و نرم افزارهای موجود اطلاعات کسب نمایید می توانید محتوای ارایه شده با عنوان وب کنفرانس را مطالعه نمایید. 

همچنین می توانید با کلیک بر لینک زیر، فایل پی دی اف تجمیعی در ارتباط با برگزاری جلسات مجازی، تسهیلگری مجازی و معرفی نرم افزارهای وب کنفرانس را دانلود نمایید. 

جلسات مجازی، تسهیلگری مجازی و وب کنفرانس

گردآورنده: گلی احمدی فرد